Após a elaboração do desenho do modelo no v.5.50 - Diagrama, a próxima fase é a configuração das etapas atividades do processo. Para acessar essa área de configuração, basta clicar na aba “Etapas” “Atividades”. Observe que na parte esquerda da tela você encontra as “Etapas” “Atividades” do modelo processo que foi construído e na parte da direta, os campos para configuração de cada etapa atividade selecionada.
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As etapas atividades que foram incluídas no desenho do diagrama são apresentadas na área de “Etapas” “Atividades”. Você poderá escolher qualquer etapa atividade para configurar, porém, como boas práticas, recomenda-se seguir a mesma ordem de etapas atividades que foram incluídas no desenho do diagrama.
Dessa forma, vamos iniciar com a primeira etapaatividade, a etapa atividade de inicialização, no exemplo: “Preencher solicitação de viagem”. Clique sobre essa etapa atividade do processo no lado esquerdo da tela, que no lado direito serão apresentados os campos para a configuração da etapa atividade escolhida.
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Em “Dados básicos”, você encontra informações sobre a “Referência da etapa” atividade” e o “Título da etapa”atividade”. É necessária a configuração do “Responsável pela etapa”atividade”. Ao clicar nesse campo, você deverá escolher o usuário que será o responsável por essa etapaatividade.
Você irá observar que temos várias opções para selecionarmos um “Responsável pela etapa”atividade”, temos a opção de selecionar o “Líder do usuário iniciador”, nesse caso, como não sabemos quem irá abrir a nova instância de processo, escolhendo essa opção, a Plataforma Lecom irá selecionar o líder de quem iniciou o processo para ser o responsável por essa etapaatividade, ou escolher a opção “Usuário iniciador”, que será a nossa opção. Dessa forma, quem abrir uma nova instância do processo, independentemente de quem possa ser, esse será o responsável por essa etapaatividade.
Você ainda poderá escolher outras opções como “Usuário específico”, selecionando essa opção, uma nova janela será apresentada para que você possa preencher o nome do usuário específico. Poderá também optar por um “chefe de departamento”, por uma “Função de usuário específico” ou “Vários usuários”, nesse caso, uma janela será apresentada para incluir todos os usuários que serão responsáveis por essa etapaatividade. Você poderá também determinar que o responsável por essa etapa atividade será um usuário logado, ou definir um “Grupo de usuários” ou “Usuário concentrador”. Vale ressaltar que, ao escolher essas opções, você deverá determinar quem será o usuário responsável por essa etapaatividade.
É importante apontar que temos também, após a seleção do usuário responsável, a possibilidade de tornar uma etapa atividade concentradora. O que significa que a etapa atividade irá aguardar os fluxos de informações e concentrar os diferentes caminhos nessa etapaatividade, porém, como estamos configurando a primeira etapa atividade de inicialização, a plataforma apresenta desabilitada essa função, tendo em vista que a primeira etapa atividade não poderá e nem precisará ser concentradora, pois o fluxo será iniciado nessa etapaatividade.
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Em “Prazos e monitoramentos” você configura alertas e prazos para o envio automático de notificações via e-mail.
Você poderá em “Prazo de Alerta” configurar, colocando horas, minutos e segundos, para que o status do processo possa indicar, por exemplo, que o prazo está para vencer, no caso, em alerta. Se você preencher 12:00:00 (12 horas e 00 minutos e 00 segundos), você está informando que tem 12 horas para o a atividade do processo entrar em alerta e poderá enviar e-mail de notificação, configurando o tempo de intervalo de um e-mail para o outro. Por exemplo, só colocar a frequência de 06 horas, isso quer dizer que serão enviados e-mails de 6 em 6 horas.
O “Prazo Máximo” faz referência ao tempo que será dado para que a etapa atividade do processo possa mudar seu status de “Em alerta” para “Em atraso”, por exemplo. Você poderá determinar que tem até 24 horas para a etapa atividade ser realizada e poderá também configurar o tempo de intervalo para o envio de e-mail. Você poderá ainda determinar o “Tempo limite para os gestores”, ou seja, depois de atrasado, qual o tempo para a etapa atividade do processo ser enviada automaticamente para os gestores? Inclusive, é possível cadastrar a frequência para envio de e-mail de atraso para os gestores.
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Você ainda tem a opção de configurar para enviar e-mails entre as etapasatividades. Na área “E-mails” você tem o campo “Tipos de envio de e-mail”, com duas opções “não enviar”, ou seja, deixar configurado para não enviar e-mail entre uma etapa atividade e outra, e a segunda opção é enviar “Com campos pré-definidos”. Nesse caso, para o envio, você poderá escolher quais campos serão informados por e-mail de uma etapa atividade para a outra.
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Se optar pelo envio “Com campos pré-definidos”, ao selecionar essa opção será apresentada na tela uma nova janela com a opção de configuração dos campos que serão enviados no e-mail.
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Para finalizar a aba de Etapas, é importante informarmos que existe um botão “Campos nessa etapa” que permite a configuração dos campos em cada uma das etapas.
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Campos nessa etapa
Em “Campos nessa etapa” você tem a possibilidade de configurar os campos em cada uma das etapas do processo. Esse tópico é muito importante, pois é a área que serve para você pensar a função dos campos criados em cada etapa do processo. Por isso, é recomendado que inicialmente você acesse a aba “Campos do formulário”, crie todos os campos que serão necessários no processo inteiro, para depois acessar essa área “Campos nessa etapa” e configurá-los de acordo com a necessidade em cada uma das etapas.
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