No módulo Documentosé possível realizar pesquisas para acessar os documentos cadastrados na plataforma. Para acesso à “Pesquisa” basta estar no módulo Documentose clicar no menu lateral no botão “Pesquisar”. Observe que acessando esse recurso, você terá acesso a duas abas, “Documentos” e “Pastas”.
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Outro recurso que pode ser acessado pelo botão direito do mouse no “Resultado” da pesquisa de documentos é a assinatura digital. Para acessar esse recurso, clique em “Assinar”.
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Ao clicar nessa opção, um processo de conexão com o assinador digital será acionado. Uma outra aplicação será conectada à sua plataforma com o assinador, durante esse processo, uma mensagem será apresentada: “Conectando Serviço de Assinatura”.
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Após a conexão com o serviço de assinatura, uma janela será aberta será aberto uma nova tela para que você selecione o certificado de assinatura digital. Vale ressaltar que esse processo de certificação é realizado por outras empresas e a aplicação vai ler o certificado digital para realizar a assinatura no documento. Em caso de não ter nenhum certificado válido, a caixa será apresentada sem nenhum certificado de usuário válido.
Quando apresentado um certificado válido, basta selecionar o certificado e clicar em “OK” e a assinatura no documento será realizada.
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Ainda na aba de “Documentos” encontramos um botão de atalho para cadastrar novos documentos. Clicando nesse ícone você será direcionado para a área de “Novo Documento”.
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digital:
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Note, que nesta tela também é possível excluir um certificado, basta clicar no ícone de Excluir e clicar em Avançar:
Para seguir com a assinatura, clique sobre o certificado desejado e clique em Avançar:
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Em seguida, será solicitado a senha do certificado digital, após inserir a senha, clique em assinar:
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Em seguida, será exibida uma mensagem que seu documento foi assinado com sucesso:
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Pastas
Além da aba “Documentos”, temos também na aba “Pastas” na área de “Pesquisas.” Para acessar a aba “Pastas”, basta clicar no botão “Pesquisar” localizado no menu lateral e depois clicar na aba “Pastas”.
Na aba “Pastas” você poderá verificar a organização das pastas e templates dispostos no módulo Documentos, e clicar para ver os documentos criados utilizando os templates. Você poderá “Buscar por Pasta” e ver “Documentos” inseridos nessas pastas. Na área de “Minhas Pastas” você poderá criar sua organização de pastas para guardar seus documentos.
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Ao clicar em “Nova”, uma janela será apresentada para que você coloque o nome da pasta, você poderá também marcar o check box “Visibilidade” para que essa pasta criada seja apenas uma pasta “Pública e somente leitura”. Marcando esse check box, a pasta criada será pública e somente de leitura, ou seja, você vai compartilhar essa pasta com todos, caso contrário, somente seu usuário terá acesso. É importante ressaltar que só poderão tornar a pasta “pública e somente leitura” quem for usuário administrador do ECM (Documentos).
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Você poderá criar outras pastas dentro dessa nova pasta criada. Para isso, basta clicar em cima da pasta que você criou, com o botão direito do mouse, e será apresentado um menu com mais três opções de recurso: “Nova” para a criação de novas pastas dentro dessa, Editar, para fazer a edição dessa pasta, trocando o nome, e podendo modificar a configuração de pasta pública e somente de leitura e a terceira opção é “Excluir”, clicando nesse botão, você irá excluir as pastas do seu arquivo.
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