Para inserir usuários na Plataforma Lecom, você deverá clicar no Botão “Cadastros” e escolher a opção “Usuários”. Ao clicar nessa opção, o sistema irá apresentar mais três opções. Se você quer cadastrar um usuário manualmente é só clicar em “Cadastrar”, se você quiser fazer a importação de usuários de uma outra base de dados, você deverá clicar na opção “Importar do AD/LDAP”. Por fim, se preferir fazer a importação de uma planilha do Excel é só selecionar “Importar do Excel”.
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Cadastrar pessoa: Permissões BPM
Em cadastro de usuários, você poderá dar permissões de acesso a recursos do BPM. Para realizar essa ação, basta clicar na aba ao lado “Permissões BPM”.
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Ao acessar “Permissões BPM”, você poderá configurar alguns itens importantes dando permissão ao usuário que está sendo cadastrado. Com relação à pesquisa, você poderá permitir ao usuário realizar pesquisa de acordo com a configuração desejada, escolhendo uma das três opções em “Permissão para pesquisa”:
“Completa”, permite realizar pesquisa em qualquer processo do sistema, desde que não tenha nenhuma restrição atribuída a esse usuário em processos criados;
“Parcial”, permite a pesquisa somente aos processos que o usuário participa e que não tenha nenhuma restrição ou permissão atribuídas a esse usuário em processos criados;
“Sem permissão”, não consegue pesquisar nenhum processo, nem os que ele mesmo participa, desde que não tenha nenhuma permissão atribuída a esse usuário em processos criados.
Você poderá configurar as permissões de acesso. Poderá escolher permitir acesso a “Estatísticas”, fazendo com que o usuário consiga visualizar as estatísticas dos processos dentro do módulo Análises.
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Marcando a opção de “Campos especiais”, você permite que o usuário possa ver campos especiais configurados durante a modelagem dos processos no módulo Studio. Esses campos especiais são configurados durante a modelagem dos processos, a partir de usuários que tenham a permissão de modelista para configuração.
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Em “Permissões BPM” você poderá configurar as “Permissões de alteração”, marcando no item “Alterar dados pessoais” você permite que o próprio usuário possa alterar alguns de seus dados pessoais no seu perfil, tais como: Nome, Idioma, Período de Férias e Usuário substituto no período de férias. Com essa permissão, um item “Configurações do perfil” será apresentado no “Perfil de usuário” no módulo do Workspace.
O item de permissão “Alterar Processos”, quando selecionado, permite que o usuário faça alteração em processos e será apresentado no status do usuário essa permissão de editar processos, porém, vale ressaltar que essa não é a única configuração para alteração de processos, para que realmente essa ação possa ser executada, é preciso que o usuário tenha permissão de alterar processo e esteja configurado com o perfil de modelista.
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Você poderá configurar a respeito das “Propriedades”, escolhendo marcar as opção “Externo”. A seleção do “Externo” permite definir que aquele usuário é externo e, dessa forma, ele não deverá ter uma visualização de todo o processo, apenas da instância de processo que ele abriu. As informações não estarão disponíveis para aqueles definidos como “Externo”, apenas as que ele faz parte.
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Você poderá no módulo Admin, configurar a permissão de acesso a gráficos no módulo Análises. Você poderá escolher alguns gráficos acessando “Meus gráficos”, no qual você pode ver gráficos específicos adicionados por você. Pode permitir acesso aos “Personalizados”, que são gráficos que você configura as informações e monta os seus gráficos específicos. Em “Atividades em atraso” você permite acesso de gráficos de atividades em atraso por processo, em “Processos em atraso” você permite a visualização de processos em atrasos, nos quais serão apresentados os gráficos dos processos que estão em atraso. Em “Usuário por status”, você permite acesso a um gráfico de usuários com uma porcentagem de usuários ativos, bloqueados e inativos. Em “Processos por status”, você permite a visualização de gráficos por processos e seus status, processos ativos, rascunhos, processos suspensos. No tópico “Processos por status - modo de testes” você permite acesso aos mesmos gráficos de status de processo, mas somente no modo teste. Os processos apresentados nesse gráfico estão no modo teste e nos status rascunho, suspensos ou ativos. Se você permitir acesso à “Relação de processos abertos por status”, o usuário terá acesso aos processos abertos e seus status em andamento, hibernação ou atrasados. Caso você achar melhor permitir acesso a todos os dados e gráficos, basta clicar em “Todos”.
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Para isso, basta clicar na setinha ao lado do campo e escolher o gráfico que deseja dar permissão ao usuário. Você poderá dar permissões a mais de um gráfico, basta clicar no sinal de “mais” e adicionar outras permissões de gráficos.
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Você poderá selecionar, dentre os usuários cadastrados, um usuário que irá substituir em período de férias, por exemplo.
Imagine que você saiu de férias, e os processos não podem parar, você tem como cadastrar um usuário substituto para o período que você estará ausente, e automaticamente, durante o período estipulado, todas atividades que iriam para seu usuário serão encaminhadas para o usuário substituto configurado por você.
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Para realizar essa ação é simples, basta clicar na lupa no campo “Usuário substituto”, uma janela com uma lista de usuários irá se abrir, você irá selecionar o usuário que irá substituir o usuário que você está cadastrando no período de ausência.
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Você precisa selecionar também o período de férias/ausência para que essa funcionalidade tenha validade. Para realizar essa ação, basta clicar em “Férias/Ausente” e escolher um período no calendário de data inicial e uma final. As atividades durante esse período configurado serão encaminhadas para esse usuário substituto.
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Após selecionar o período e realizar todas as configurações, basta clica em “Salvar” para salvar todas as Permissões BPM do usuário. Se você selecionar o campo novo, as marcações e configurações serão zeradas e um novo formulário será apresentado.
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Cadastrar pessoa: Permissões ECM
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Para acessar as Permissões ECM, basta clicar na Aba “Permissões ECM” e acessar as opções “Administrador ECM”, que permitem que o usuário que está sendo cadastrado tenha a permissão de administrador, podendo criar pastas e torná-las públicas para que todos os usuários possam acessar.
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Você ainda tem a opção de dar permissão separada para o usuário, permitir a criação de pastas, basta clicar na opção “Pode criar pastas” e outra opção é “Pode tornar pastas públicas”, permite que o usuário cadastrado possa definir que uma pasta será pública.
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Após a configuração de todas as permissões, é necessário que você clique em “Salvar” para que todas as suas permissões possam ser salvas. Caso a opção for pelo “Novo”, será aberto um novo formulário e as permissões serão apagadas para uma nova configuração.
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Pesquisa de pessoas
Ainda na página de “Cadastros Básicos” você tem acesso à “Pesquisa de pessoas”. É importante, pois você poderá por meio dessa pesquisa, clicar em um usuário e editar alguma informação ou permissão desse usuário e salvar a alteração.
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Você poderá configurar para escolher o número de usuários que irão aparecer por página, as opções são 10, 20 ou 50 registros por tela de resultado. Quando você tem muitos resultados de registros de usuários, você poderá utilizar os recursos na barra inferior no meio, acessando as páginas ou navegando pelas setas para mudar páginas e registros.
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Importar do AD/LDAP
Para garantir uma maior praticidade, a ferramenta permite a importação de usuários já cadastrado em outras ferramentas. Para ter acesso ao recurso de importação no módulo Admin, basta clicar no botão “Cadastros” e acessar “Usuários” depois ir até “Importar do AD/LDAP” para acessar a parte de importação de usuários.
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Ao acessar o “Importar do AD/LDAP” você poderá encontrar uma área para realizar a importação. É importante ressaltar que para facilitar a gestão desses usuários, a importação poderá ser feita pelo AD. Para que essa importação funcione é necessário que o caminho esteja configurado corretamente para que a ferramenta possa ir buscar os dados para importar os usuários. Se você estiver com o ambiente sem uma configuração de AD (Active Directory) para importação, ele irá aparecer dessa forma: sem acesso aos usuários, sem campos para o preenchimento em filtros e sem usuários disponíveis para importação em “Lista”.
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Você encontrará dois campos já preenchidos, são eles: “Base de pesquisa” e “Filtros de pesquisa”, o primeiro campo apresenta em qual base o sistema está direcionado para fazer a pesquisa. É importante ressaltar que essas informações só aparecem se forem feitas as configurações necessárias no módulo de Login. O outro campo mostra qual o filtro que ele está utilizando e que foi configurado no módulo Login.
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Existe um campo chamado de “Unidade Organizacional” que é um campo específico do gerenciador de usuários em rede AD. Colocando algumas informações específicas do AD você poderá importar não somente o usuário, mas toda a estrutura organizacional de usuários e seus “Grupos”. Este campo também possibilita atribuir um filtro mais específico para importar somente usuários de uma determinada estrutura organizacional, além de ser mais um filtro na importação, caso queira fazer uma importação de usuários de uma estrutura específica, trazendo menos usuários no resultado.
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Dessa forma, basta preencher o campo com informações específicas para que a importação possa ocorrer também para os grupos nos quais os usuários estão distribuídos. Se você colocar o mouse sobre o campo, você terá acesso a um exemplo de utilização do mesmo. Você colocando o caminho dos diretórios, o sistema poderá importar toda a estrutura de árvore envolvendo os grupos e seus usuários.
Se você optar por fazer busca de usuários específicos poderá utilizar o recurso de “Pesquisar por:” e escolher pesquisar por “Nome de usuário”, “Login” ou por “E-mail”.
Se você optar por filtrar por “Nome de Usuário” a pesquisa será feita no campo nome e irá buscar as informações com nomes iguais ao que foi digitado no campo “Nome do Usuário”. Para verificar os resultados da busca, basta clicar em “Listar”.
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Se você escolher a opção de “Login”, será apresentado um campo para a digitação de informações referentes ao “Login”. Para verificar os resultados da busca, basta clicar em “Listar”.
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E você poderá fazer a busca por e-mail. Basta selecionar “E-mail” e depois digitar as informações de e-mail e ver os resultados para a busca realizada. Para verificar os resultados da busca, basta clicar em “Listar”.
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Os resultados serão apresentados em “Cadastrar pessoas” e você poderá clicar em qualquer usuário para ter informações dos usuários e se você resolver importar aquele usuário em específico, basta selecioná-lo e clicar em “Importar usuário”.
Importar usuário
Observe que utilizamos o recurso de filtro e digitamos “Pe” e clicamos em “Listar”, todos os usuários que tinham “Pe” no campo nome foram listados. Escolhemos o usuário “Pedro Jesus”, clicamos nele para selecioná-lo e depois clicamos em “Importar usuário”. Esse usuário foi importado para a plataforma. Podemos repetir o processo para importar outro usuário ou selecionar todos e importar todos de uma vez só. Para selecionar todos basta clicar no quadrado ao lado de “Nome”.
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Editar usuário importado
Todos os usuários que foram importados podem ser editados, para isso, basta clicar em “Editar usuários importados” e modificar os campos que acharem necessários serem modificados. Lembre-se que é preciso salvar as alterações que foram realizadas no cadastro de usuários.
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Importar do Excel
Você encontra ainda mais uma opção de importação de usuário. É possível fazer uma importação de carga inicial de dados, clicando em “Cadastros”, selecionando “Usuários” e escolhendo a opção “Importar do Excel”. Você irá acessar uma área que permite importar uma planilha do Excel, seguindo um modelo padrão de planilha e, por meio desta, alimentar com os usuários da sua base de dados. O procedimento é simples e fácil. Com toda certeza é uma forma rápida de importação e acessível a todos os usuários administradores da Plataforma Lecom.
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