Para inserir usuários na Plataforma Lecom, você deverá clicar no Botão “Cadastros” e escolher a opção “Usuários”. Ao clicar nessa opção, o sistema irá apresentar mais três opções. Se você quer cadastrar um usuário manualmente é só clicar em “Cadastrar”, se você quiser fazer a importação de usuários de uma outra base de dados, você deverá clicar na opção “Importar do AD/LDAP”. Por fim, se preferir fazer a importação de uma planilha do Excel é só selecionar “Importar do Excel”.
...
Cadastrar
...
Sempre que você clicar na opção de “Cadastrar”, por padrão do sistema, você irá acessar a aba de “Cadastro Básico”. Lá, aparecerá um formulário para a realização do cadastro, porém, existem mais duas abas: uma aba de “Permissões BPM” e outra aba de “Permissões ECM”.
...
Cadastrar pessoa: Cadastro Básico
O cadastramento de usuários deverá ser feito com o preenchimento de todas as informações disponíveis no formulário. Vale lembrar que o asterisco vermelho (*) representa a obrigatoriedade de preenchimento do campo. Dessa forma, é obrigatório informar “Nome” do usuário, “E-mail”, “Login” e “Senha” e “Confirmação” da senha para efetuar o cadastro.
Além dos dados obrigatórios, você poderá preencher os campos opcionais para realizar o cadastro: endereço, telefone, celular, foto, idioma são campos para serem preenchidos. No caso do idioma, por padrão, a plataforma já oferece a opção de Língua Portuguesa, porém, você poderá selecionar outro idioma no momento do cadastro. Por exemplo, um colaborador da empresa que se comunica em Inglês ou Espanhol, você poderá no cadastramento desse usuário colocar a língua que ele utiliza. Feito isso, quando o usuário ao logar na plataforma, ela já estará configurada na Língua selecionada para aquele usuário em específico.
Com relação ao cadastramento da foto, você pode adicionar uma foto no cadastro do usuário, para isso, basta seguir os passos de um upload de foto comum. Clique na “Imagem”, uma janela irá abrir, você pode clicar em “Selecionar” para que você possa escolher um arquivo de imagem no seu computador. Basta você selecionar o arquivo e clicar em “Abrir” na janela do seu computador e a foto será carregada na página, no cadastro do seu usuário.
...
Outra forma de realizar essa ação é clicar na “Imagem” e irá abrir a mesma janela. Desta forma, não há necessidade de clicar em “Selecionar” como foi explicado anteriormente, basta que pegue o arquivo e arraste até a caixa e o upload da imagem será realizado com sucesso.
...
No “Cadastro Básico”, ainda temos outros dois campos que são obrigatórios o seu preenchimento, são eles: “Líder”, que é preciso informar qual o líder do seu usuário cadastrado e “Departamento”, que é obrigatório informar qual departamento o usuário faz parte.
No caso de informar o “Líder”, temos a opção de buscar um líder cadastrado no sistema. Dessa forma, recomenda-se iniciar o cadastro de usuários pelos líderes, para depois cadastrar os outros colaboradores. Caso o usuário cadastrado não tenha nenhum líder, basta clicar no ícone da borracha para apagar e irá aparecer “[Próprio Usuário]”. Isso significa que esse usuário já é um líder.
Com relação ao campo “Departamento”, também é obrigatória a seleção de uma informação. Por padrão da plataforma, o campo “Departamento” vem preenchido como “Geral”. Se o seu usuário faz parte de outro departamento, basta clicar no ícone da “Lupa” e escolher o departamento no qual esse usuário faz parte, caso contrário ficará cadastrado como “Geral”.
...
Você também poderá cadastrar “Grupo” e “Função”. Lembrando que um usuário poderá fazer parte de mais de um Grupo e também poderá ter mais de uma função. Então é possível cadastrar vários grupos e funções para o mesmo usuário.
Para vincular o usuário a um “Grupo”, basta clicar no ícone da “Lupa” e selecionar o Grupo que aquele usuário faz parte. Para colocar o mesmo usuário em mais de um grupo, basta clicar no sinal de (+) e repetir o processo de clicar no ícone da Lupa e selecionar outro Grupo.
...
O mesmo processo será realizado para a “Função”. Você deverá clicar na “Lupa” e escolher uma função para atribuir ao usuário que está sendo cadastrado. Para isso, basta selecionar uma função que ela aparecerá no formulário de Cadastro Básico.
...
No exemplo, podemos selecionar a função de programador para o usuário cadastrado.
...
Se o usuário tiver mais de uma função, basta clicar no sinal de (+) e repetir o processo de seleção de outra “Função”.
Para retirar uma opção de Função, basta clicar no sinal de (-). Dessa forma, aquela função cadastrada será apagada. Você poderá escolher quantos grupos e funções desejarem para a participação do usuário que está sendo cadastrado. É importante ressaltar que esses cadastros básicos facilitam a organização auxiliam na atribuição de responsabilidade nos processos da empresa (que foi explicado no módulo Studio).
...
No “Cadastro Básico” de “Usuários” podemos ainda configurar o “Status do usuário”. É no cadastro de usuário que definimos se vamos deixar o usuário “Inativo” ou “Bloqueado”. Quando selecionado a opção de Bloqueado, o usuário ficará sem acesso à plataforma, pois o seu usuário está “Bloqueado”, porém, ele continua aparecendo nas buscas feitas na plataforma. A seleção da opção de “Inativo”, além de deixar o usuário fora de acesso à plataforma, ele fica inativado e não aparece mais nas buscas e pesquisas feitas dentro da plataforma. Ele permanece no banco de dados do sistema para fins de manter histórico enquanto ele estava ativo. É importante informar que essas duas opções deverão ficar em branco durante o cadastro de um usuário novo. Você só irá utilizar essa opção no caso de necessitar bloquear algum usuário, ou deixar inativo, caso algum usuário saia da empresa.
...
No “Cadastro básico” você poderá selecionar o “Modo de autenticação” do usuário. Ao clicar nessa opção, serão apresentadas quatro diferentes opções de formato de autenticação. Essas opções estão condicionadas a uma configuração do administrador da ferramenta, porém, a plataforma poderá autenticar em quatro diferentes tipos de protocolo de autenticação. São eles o “SSO Lecom” que é o mais utilizado, pois é o protocolo nativo da Plataforma Lecom. A outra opção é LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) que é um protocolo de autenticação aberto, normalmente utilizado pela Active Directory (AD). Outro protocolo que poderá ser utilizado é o SAML (Security Assertion Markup Language) utilizado pelo ADFS (Active Directory Federation Services), um protocolo aberto para autenticação baseado em XML. A outra opção é a autenticação pelo protocolo OAuth, esse também é um padrão aberto para a autenticação e permite que os usuários possam fazer suas autenticações utilizando contas de terceiros, como por exemplo, Google.
...
Em “Cadastro Básico”, durante o cadastramento de um usuário, ainda temos a opção de oferecer permissão de administrador. Para isso, basta clicar na opção “Permissão de acesso” e marcar o box do “Administrativo”.
Outra opção de configuração do usuário é a permissão que a senha do usuário expire de tempos em tempos, o que permite uma maior segurança, fazendo com que o usuário tenha obrigatoriamente que mudar a sua senha. Para realizar essa configuração é simples, basta marcar o box “Senha expira?” em “Permissão de acesso”. Vale lembrar que colocar essa opção permite que a senha desse usuário que está sendo cadastrado expire de acordo com o que foi configurado no próprio Admin. Você parametriza essa informação, escolhendo o tempo em dias de expiração de senha no botão “Configurações”, na aba “Geral” em “Configurações Gerais”.
...
Após a realização de todo o cadastro, você tem as opções de “Salvar”. Clicando em “Salvar”, todos os dados preenchidos serão salvos e um novo usuário estará cadastrado na sua Plataforma Lecom.
...
Se você clicar em “Novo”, será apresentada na tela uma caixa de confirmação “Deseja realmente limpar o formulário?”, se a resposta for “Sim” um novo formulário irá aparecer na tela e todos os dados cadastrados serão perdidos, pois um formulário “Novo” será apresentado para realizar um novo cadastramento.
...
Cadastrar pessoa: Permissões BPM
...
Você poderá configurar as permissões de acesso. Poderá escolher permitir acesso a “Estatísticas”, fazendo com que o usuário consiga visualizar as estatísticas dos processos dentro do módulo Análises.
Outro recurso que poderá ser configurado para ter acesso no módulo Análisesé o recurso “Painel de Atrasos”, você marcando esse recurso, o usuário poderá visualizar todos os processos atrasados.
Marcando a opção de “Campos especiais”, você permite que o usuário possa ver campos especiais configurados durante a modelagem dos processos no módulo Studio. Esses campos especiais são configurados durante a modelagem dos processos, a partir de usuários que tenham a permissão de modelista para configuração.
...
Em “Permissões BPM” você poderá configurar as “Permissões de alteração”, marcando no item “Alterar dados pessoais” você permite que o próprio usuário possa alterar alguns de seus dados pessoais no seu perfil, tais como: Nome, Idioma, Período de Férias e Usuário substituto no período de férias. Com essa permissão, um item “Configurações do perfil” será apresentado no “Perfil de usuário” no módulo do Workspace.
O item de permissão “Alterar Processos”, quando selecionado, permite que o usuário faça alteração em processos e será apresentado no status do usuário essa permissão de editar processos, porém, vale ressaltar que essa não é a única configuração para alteração de processos, para que realmente essa ação possa ser executada, é preciso que o usuário tenha permissão de alterar processo e esteja configurado com o perfil de modelista.
...
Você poderá configurar a respeito das “Propriedades”, escolhendo marcar as opção “Externo”. A seleção do “Externo” permite definir que aquele usuário é externo e, dessa forma, ele não deverá ter uma visualização de todo o processo, apenas da instância de processo que ele abriu. As informações não estarão disponíveis para aqueles definidos como “Externo”, apenas as que ele faz parte.
...
Você poderá no módulo Admin, configurar a permissão de acesso a gráficos no módulo Análises. Você poderá escolher alguns gráficos acessando “Meus gráficos”, no qual você pode ver gráficos específicos adicionados por você. Pode permitir acesso aos “Personalizados”, que são gráficos que você configura as informações e monta os seus gráficos específicos. Em “Atividades em atraso” você permite acesso de gráficos de atividades em atraso por processo, em “Processos em atraso” você permite a visualização de processos em atrasos, nos quais serão apresentados os gráficos dos processos que estão em atraso. Em “Usuário por status”, você permite acesso a um gráfico de usuários com uma porcentagem de usuários ativos, bloqueados e inativos. Em “Processos por status”, você permite a visualização de gráficos por processos e seus status, processos ativos, rascunhos, processos suspensos. No tópico “Processos por status - modo de testes” você permite acesso aos mesmos gráficos de status de processo, mas somente no modo teste. Os processos apresentados nesse gráfico estão no modo teste e nos status rascunho, suspensos ou ativos. Se você permitir acesso à “Relação de processos abertos por status”, o usuário terá acesso aos processos abertos e seus status em andamento, hibernação ou atrasados. Caso você achar melhor permitir acesso a todos os dados e gráficos, basta clicar em “Todos”.
...
Você poderá fazer upload de modelos de gráficos específicos para incluir na plataforma. Esses gráficos são gerados no módulo Studioe você poderá configurar nessa opção “Gráficos específicos” para dar permissão de acesso.
...
No cadastro básico de usuários é possível configurar “Permissões ECM”. A configuração para essas permissões permite que o usuário possa criar pastas e tornar essas pastas públicas no módulo Documentos. É importante ressaltar que, com a permissão de Administrador do ECM, essas ações são possíveis e se o usuário não tiver essa permissão, ele consegue acessar o módulo Documentose consegue ver apenas as pastas públicas criadas por outros usuários com permissão.
...
Caso você tenha permitido no módulo Logina versão do sistema com assinatura digital, será apresentada a opção “Assinatura Digital”, se você clicar nessa opção, o usuário cadastrado terá a permissão para realizar assinaturas digitais nos documentos. Vale ressaltar que essa permissão é configurada no módulo Logindurante a liberação da licença de uso.
...
As seis últimas colunas apresentam algumas informações de status do usuário, sendo que das seis colunas, as cinco primeiras são referentes a status de permissão de acesso, sendo que a coluna “A” – “Acesso ao administrativo” mostra se o usuário tem ou não permissão para acessar o módulo Admin, a coluna “E” – “Acesso a Estatística”, apresenta o status sobre a permissão do usuário em acessar telas de estatística e painel de atrasos, dentro do módulo de Análises, já a coluna “P” – “Permissão para pesquisa”, permite que o usuário tenha acesso a pesquisas dentro da Plataforma Lecom. Na coluna “M” – “Criação de processos”, os usuários que tiverem essa permissão poderão modelar novos processos no módulo do Studio, ou seja, terão permissão para serem modelistas de processos. A coluna “X” – “Alteração de processos”, apresenta o status sobre a permissão de alterar processos criados e a última coluna apresenta o status “B” – “Bloqueados”, na qual esse campo só estará marcado para os usuários bloqueados.
...
Para garantir uma maior praticidade, a ferramenta permite a importação de usuários já cadastrado em outras ferramentas. Para ter acesso ao recurso de importação no módulo Admin, basta clicar no botão “Cadastros” e acessar “Usuários” depois ir até “Importar do AD/LDAP” para acessar a parte de importação de usuários.
...
Para realizar a configuração para que a área de importação possa ser utilizada, é necessário acessar o módulo Logindo BPM Lecom, dentro dele acessar o “Botão Configuração” e escolher a opção “Autenticação”. Já no ambiente de autenticação, você encontrará quatro abas com diferentes tipos de protocolos para configurar, você precisará escolher a opção “LDAP” e realizar a configuração do ambiente para permitir acesso ao caminho dos usuários e com isso, realizar a importação de usuários no módulo Admin. Após a configuração realizada, no módulo Admin, você encontrará o ambiente com algumas especificações dessa configuração. Na aba de “Importar usuários” você encontrará a opção de “Filtros” e poderá realizá-lo de acordo com o seu desejo na busca de um usuário em específico.
Você encontrará dois campos já preenchidos, são eles: “Base de pesquisa” e “Filtros de pesquisa”, o primeiro campo apresenta em qual base o sistema está direcionado para fazer a pesquisa. É importante ressaltar que essas informações só aparecem se forem feitas as configurações necessárias no módulo de Login. O outro campo mostra qual o filtro que ele está utilizando e que foi configurado no módulo Login.
...
Existe um campo chamado de “Unidade Organizacional” que é um campo específico do gerenciador de usuários em rede AD. Colocando algumas informações específicas do AD você poderá importar não somente o usuário, mas toda a estrutura organizacional de usuários e seus “Grupos”. Este campo também possibilita atribuir um filtro mais específico para importar somente usuários de uma determinada estrutura organizacional, além de ser mais um filtro na importação, caso queira fazer uma importação de usuários de uma estrutura específica, trazendo menos usuários no resultado.
...