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Para realizar o cadastro manual de um novo usuário, basta clicar em Cadastrose escolher a opção “Usuário” e depois “Cadastrar”. Um formulário será apresentado para que você possa realizar o cadastro.
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Para retirar uma opção de Função, basta clicar no sinal de (-). Dessa forma, aquela função cadastrada será apagada. Você poderá escolher quantos grupos e funções desejarem para a participação do usuário que está sendo cadastrado. É importante ressaltar que esses cadastros básicos facilitam a organização auxiliam na atribuição de responsabilidade nos processos da empresa (que foi explicado no módulo Studio).
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No “Cadastro Básico” de “Usuários” podemos ainda configurar o “Status do usuário”. É no cadastro de usuário que definimos se vamos deixar o usuário “Inativo” ou “Bloqueado”. Quando selecionado a opção de Bloqueado, o usuário ficará sem acesso à plataforma, pois o seu usuário está “Bloqueado”, porém, ele continua aparecendo nas buscas feitas na plataforma. A seleção da opção de “Inativo”, além de deixar o usuário fora de acesso à plataforma, ele fica inativado e não aparece mais nas buscas e pesquisas feitas dentro da plataforma. Ele permanece no banco de dados do sistema para fins de manter histórico enquanto ele estava ativo. É importante informar que essas duas opções deverão ficar em branco durante o cadastro de um usuário novo. Você só irá utilizar essa opção no caso de necessitar bloquear algum usuário, ou deixar inativo, caso algum usuário saia da empresa.
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Outra opção de configuração do usuário é a permissão que a senha do usuário expire de tempos em tempos, o que permite uma maior segurança, fazendo com que o usuário tenha obrigatoriamente que mudar a sua senha. Para realizar essa configuração é simples, basta marcar o box “Senha expira?” em “Permissão de acesso”. Vale lembrar que colocar essa opção permite que a senha desse usuário que está sendo cadastrado expire de acordo com o que foi configurado no próprio Admin. Você parametriza essa informação, escolhendo o tempo em dias de expiração de senha no botão “Configurações”, na aba “Geral” em “Configurações Gerais”.
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Se você clicar em “Novo”, será apresentada na tela uma caixa de confirmação “Deseja realmente limpar o formulário?”, se a resposta for “Sim” um novo formulário irá aparecer na tela e todos os dados cadastrados serão perdidos, pois um formulário “Novo” será apresentado para realizar um novo cadastramento.
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“Completa”, permite realizar pesquisa em qualquer processo do sistema, desde que não tenha nenhuma restrição atribuída a esse usuário em um modelo de processoprocessos criados;
“Parcial”, permite a pesquisa somente aos processos que o usuário participa e que não tenha nenhuma restrição ou permissão atribuídas a esse usuário em um modelo de processoprocessos criados;
“Sem permissão”, não consegue pesquisar nenhum processo, nem os que ele mesmo participa, desde que não tenha nenhuma permissão atribuída a esse usuário em um modelo de processoprocessos criados.
Você poderá configurar as permissões de acesso. Poderá escolher permitir acesso a “Estatísticas”, fazendo com que o usuário consiga visualizar as estatísticas dos processos dentro do módulo Análises.
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Marcando a opção de “Campos especiais”, você permite que o usuário possa ver campos especiais configurados durante a modelagem dos processos no módulo Studio. Esses campos especiais são configurados durante a modelagem dos processos e , a partir de usuários que têm essa permissão poderão visualizá-lostenham a permissão de modelista para configuração.
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Em “Permissões BPM” você poderá configurar as “Permissões de alteração”, marcando no item “Alterar dados pessoais” você permite que o próprio usuário possa alterar alguns de seus dados pessoais no seu perfil, tais como: Nome, Idioma, Período de Férias e Usuário substituto no período de férias. Com essa permissão, um item “Configurações do perfil” será apresentado no “Perfil de usuário” no módulo do Workspace.
O item de permissão de alteração de modelos “Alterar Processos”, quando selecionado, permite que o usuário faça alteração em modelos processos e será apresentado no status do usuário essa permissão de editar modelosprocessos, porém, vale ressaltar que essa não é a única configuração para alteração de modelosprocessos, para que realmente essa ação possa ser executada, de alterar modelos, é preciso que o usuário tenha permissão de alterar modelo e esteja configurado com o perfil de modelista.
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No item “Perfil”, se você selecionar “Usuário Perfil”, você indica que esse usuário será um usuário perfil, e que outros usuários poderão segui-lo.
Isso significa que ao cadastrar um usuário, você poderá selecionar um “Perfil de usuário” para seguir. Se isso acontecer, toda a vez que você trocar a configuração desse usuário os seus seguidores receberão a mesma configuração, ou seja, a alteração irá acontecer para os outros usuários também. Como exemplo, marcamos no perfil de administrador sendo um “Perfil de usuário” e em outro usuário cadastrado, selecionamos o usuário “adm”, isso significa que ao cadastrar um novo usuário vinculamos esse novo ao perfil de “adm”, esse novo usuário cadastrado irá seguir o “Perfil do usuário” do “adm”, e qualquer alteração será aplicada também para esses usuários que estão seguindo o “Perfil” selecionado.
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Se você clicar no ícone de ajuda, o sistema irá apresentar informações sobre o “Usuário Perfil” e a dica para que você possa configurar uma senha forte, para ter maior segurança na utilização da Plataforma Lecom.
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Você poderá configurar a respeito das “Propriedades”, escolhendo marcar as opções “Concentrador” e “Externo”. O item “Concentrador” permite que o nome do usuário cadastrado com essa função apareça no módulo Studioem um grupo de concentrador, para no momento de configuração de etapas no modelo, possa escolher a opção para que as atividades possam ser direcionadas para o grupo de concentrador. Por exemplo, atividades em atraso serem encaminhadas para o grupo de concentrador. de alterar processo e esteja configurado com o perfil de modelista.
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Você poderá configurar a respeito das “Propriedades”, escolhendo marcar as opção “Externo”. A seleção do “Externo” permite definir que aquele usuário é externo e, dessa forma, ele não deverá ter uma visualização de todo o processo, apenas da instância de processo que ele abriu. As informações não estarão disponíveis para aqueles definidos como “Externo”, apenas as que ele faz parte.
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Você poderá no módulo Admin, configurar a permissão de acesso a gráficos no módulo Análises. Você poderá escolher alguns gráficos acessando “Meus gráficos”, no qual você pode ver gráficos específicos adicionados por você. Pode permitir acesso aos “Personalizados”, que são gráficos que você configura as informações e monta os seus gráficos específicos. Em “Etapas “Atividades em atraso” você permite acesso de gráficos de etapas atividades em atraso por processo, em “Processos em atraso” você permite a visualização de processos em atrasos, nos quais serão apresentados os gráficos dos processos que estão em atraso. Em “Usuário por status”, você permite acesso a um gráfico de usuários com uma porcentagem de usuários ativos, bloqueados e inativos. Em “Modelos “Processos por status”, você permite a visualização de gráficos por modelos de processos e seus status, modelos processos ativos, rascunhos, modelos processos suspensos. No tópico “Modelos “Processos por status - modo de testes” você permite acesso aos mesmos gráficos de status de modeloprocesso, mas somente no modo teste. Os modelos processos apresentados nesse gráfico estão no modo teste e nos status rascunho, suspensos ou ativos. Se você permitir acesso à “Relação de processos abertos por status”, o usuário terá acesso aos processos abertos e seus status em andamento, hibernação ou atrasados. Caso você achar melhor permitir acesso a todos os dados e gráficos, basta clicar em “Todos”.
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Você poderá fazer upload de modelos de gráficos específicos para incluir na plataforma. Esses gráficos são gerados no módulo Studioe você poderá configurar nessa opção “Gráficos específicos” para dar permissão de acesso.
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No cadastro básico de usuários é possível configurar “Permissões ECM”. A configuração para essas permissões permite que o usuário possa criar pastas e tornar essas pastas públicas no módulo Documentos. É importante ressaltar que, com a permissão de Administrador do ECM, essas ações são possíveis e se o usuário não tiver essa permissão, ele consegue acessar o módulo Documentose consegue ver apenas as pastas públicas criadas por outros usuários com permissão.
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Caso você tenha permitido no módulo Logina versão do sistema com assinatura digital, será apresentada a opção “Assinatura Digital”, se você clicar nessa opção, o usuário cadastrado terá a permissão para realizar assinaturas digitais nos documentos. Vale ressaltar que essa permissão é configurada no módulo Logindurante a liberação da licença de uso.
Você ainda tem a opção de dar permissão separada para o usuário, permitir a criação de pastas, basta clicar na opção “Pode criar pastas” e outra opção é “Pode tornar pastas públicas”, permite que o usuário cadastrado possa definir que uma pasta será pública.
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Após a configuração de todas as permissões, é necessário que você clique em “Salvar” para que todas as suas permissões possam ser salvas. Caso a opção for pelo “Novo”, será aberto um novo formulário e as permissões serão apagadas para uma nova configuração.
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As seis últimas colunas apresentam algumas informações de status do usuário, sendo que das seis colunas, as cinco primeiras são referentes a status de permissão de acesso, sendo que a coluna “A” – “Acesso ao administrativo” mostra se o usuário tem ou não permissão para acessar o módulo Admin, a coluna “E” – “Acesso a Estatística”, apresenta o status sobre a permissão do usuário em acessar telas de estatística e painel de atrasos, dentro do módulo de Análises, já a coluna “P” – “Permissão para pesquisa”, permite que o usuário tenha acesso a pesquisas dentro da Plataforma Lecom. Na coluna “M” – “Criação de modelos”processos”, os usuários que tiverem essa permissão poderão modelar novos processos no módulo do Studio, ou seja, terão permissão para serem modelistas de processos. A coluna “X” – “Alteração de modelos”processos”, apresenta o status sobre a permissão de alterar modelos de processos criados e a última coluna apresenta o status “B” – “Bloqueados”, na qual esse campo só estará marcado para os usuários bloqueados.
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Para garantir uma maior praticidade, a ferramenta permite a importação de usuários já cadastrado em outras ferramentas. Para ter acesso ao recurso de importação no módulo Admin, basta clicar no botão “Cadastros” e acessar “Usuários” depois ir até “Importar do AD/LDAP” para acessar a parte de importação de usuários.
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Para realizar a configuração para que a área de importação possa ser utilizada, é necessário acessar o módulo Logindo BPM Lecom, dentro dele acessar o “Botão Configuração” e escolher a opção “Autenticação”. Já no ambiente de autenticação, você encontrará quatro abas com diferentes tipos de protocolos para configurar, você precisará escolher a opção “LDAP” e realizar a configuração do ambiente para permitir acesso ao caminho dos usuários e com isso, realizar a importação de usuários no módulo Admin. Após a configuração realizada, no módulo Admin, você encontrará o ambiente com algumas especificações dessa configuração. Na aba de “Importar usuários” você encontrará a opção de “Filtros” e poderá realizá-lo de acordo com o seu desejo na busca de um usuário em específico.
Você encontrará dois campos já preenchidos, são eles: “Base de pesquisa” e “Filtros de pesquisa”, o primeiro campo apresenta em qual base o sistema está direcionado para fazer a pesquisa. É importante ressaltar que essas informações só aparecem se forem feitas as configurações necessárias no módulo de Login. O outro campo mostra qual o filtro que ele está utilizando e que foi configurado no módulo Login.
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Existe um campo chamado de “Unidade Organizacional” que é um campo específico do gerenciador de usuários em rede AD. Colocando algumas informações específicas do AD você poderá importar não somente o usuário, mas toda a estrutura organizacional de usuários e seus “Grupos”. Este campo também possibilita atribuir um filtro mais específico para importar somente usuários de uma determinada estrutura organizacional, além de ser mais um filtro na importação, caso queira fazer uma importação de usuários de uma estrutura específica, trazendo menos usuários no resultado.
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