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Além do status, você tem mais colunas de informações sobre suas atividades. Você tem informações a respeito de qual processo aquela atividade é, basta visualizar na coluna de “Processo”. Poderá também ver por quem aquela atividade foi aberta na coluna “Aberto por”. Com relação à data em que a atividade foi gerada, você poderá consultar a coluna “Atividade aberta em”. Além disso, na coluna “Atividade aberta em” você saberá qual a data em que o processo foi aberto e se caso a atividade estiver com um prazo configurado, esta data será apresentada na coluna “Prazo”. Se precisar, só rolar a barra inferior para ter acesso a essa informação. Além dessas colunas, mais duas colunas fixas são apresentadas e são muito importantes, são elas: “Código” e “Atividade”.
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Atividades do processo na caixa de entrada
Na coluna “Atividade”, você tem acesso à própria atividade do processo. É por esse caminho que você pode clicar e acessar o formulário de preenchimento, ou realizar uma aprovação ou rejeição, dependendo da atividade que estará disponível para você.
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Após o preenchimento dessa atividade, você poderá acessar os recursos disponíveis no canto superior direito, que se referem a: “Salvar”, “Acessar o fluxo do processo”, “Encaminhar para...”, “Marcar como não lida”; “Imprimir” e “Informações”.
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Salvar atividades
Clicando em “Salvar”, você consegue salvar essa atividade do processo no sistema e poderá retomar o preenchimento em outro momento, sem perder as informações que já foram preenchidas. Esse recurso é utilizado quando iniciamos o preenchimento de uma atividade, mas não conseguimos ir até sua conclusão, por qualquer motivo. Será apresentada uma mensagem de que o os dados do formulário foram salvos com sucesso.
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Abrir fluxo do processo
Ao clicar em “Abrir fluxo“, você é redirecionado para a tela de fluxo do processo. Nela conterá informações detalhadas sobre a instância específica, sendo elas divididas em três abas: “Lista”, “Histórico” e “Fluxo”.
Ao acessar a aba “Fluxo”, você poderá verificar em qual atividade se encontra a tarefa e até conhecer todo o fluxo do processo. Acessando o fluxo do processo, irá se abrir uma janela em que aparecerá a lista completa de atividades para você, indicando as atividades do processo, os seus fluxos e também em qual tarefa aquela atividade se encontra dentro de todo o processo.
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Informações sobre fluxo
Além da visão ampla de todas as atividades que o processo irá percorrer, você poderá ter outras opções de visualização, como selecionar a opção “Lista” e ter a visão da informação em formato de lista de informações sobre as atividades daquele processo.
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Além do acesso a informações importantes, você poderá também escolher a opção de “Exportar atividades”. Essa opção permite que você exporte as atividades do processo em um único arquivo em formato PDF. Esse documento será organizado de acordo com a ordem e a sequência que o processo seguiu. Para isso, basta clicar no botão que o arquivo será exportado e aparecerá na barra de downloads do seu computador para que você possa salvar ou até imprimir esse documento caso seja necessário.
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Encaminhar atividade
Outra opção que poderá realizar, é enviar esse formulário para outro usuário do sistema. Basta clicar em "Encaminhar para…” e selecionar o usuário que receberá o formulário.
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Nesse caso, o usuário “Vitor Faria de Castro” recebeu o processo encaminhado e poderá abri-lo para realizar a atividade. Porém, por não ter a permissão de gestor, não poderá encaminhar a atividade para outra pessoa por esse mesmo recurso. Se o usuário fosse um gestor, ele poderia realizar o reenvio. Para isso ele deveria repetir os passos anteriores para realizar o encaminhamento.
Marcar como atividade não lida
Outro recurso que poderá ser utilizado é o botão de “Marcar como não lida”. Essa opção permite que a atividade aberta por você possa voltar ao status de uma atividade não lida na caixa de entrada. Para isso, basta clicar no botão “Marcar como não lida”, que uma mensagem irá aparecer na tela confirmando a ação realizada: “A atividade foi marcada como “não lida” com sucesso”.
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Observe que a atividade fica em negrito, se destacando das demais e indicando que essa atividade ainda não foi aberta.
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Imprimir a atividade
Você poderá também imprimir o conteúdo da atividade. Para isso, basta clicar na opção “Imprimir”.
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Uma janela de impressão irá se abrir, basta você selecionar a impressora configurada em seu computador e clicar em imprimir.
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Informações sobre atividade
Você poderá acessar informações sobre o processo. Para isso, basta clicar em “Informações” e as mensagens cadastradas previamente, durante a elaboração do processo, serão apresentadas na tela. É importante informar que essa função será útil se, durante a elaboração do processo, essas informações de descrição, texto de ajuda e arquivo anexado sobre o processo forem adicionadas.
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Personalizar a Caixa de Entrada
Você poderá personalizar a sua caixa de entrada, utilizando alguns recursos para configurar a apresentação de suas atividades de forma organizada. Além disso, poderá navegar pelas páginas que apresentam suas atividades ou aplicar filtros específicos para as atividades que estão disponíveis para você, aquelas apresentadas em sua caixa de entrada.
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