Na caixa de entrada encontramos todas as instâncias de processos no qual o seu usuário está envolvido. Podemos explorar os fluxos, atividades dos processos e conhecer informações importantes sobre os processos. Na tela principal, você encontra as atividades e informações importantes sobre elas. 

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Você encontrará informações importantes sobre as atividades paradas em você. Caso o status da atividade não estiver sendo apresentado, basta arrastar a barra de rolagem inferior para ver as informações das demais colunas. 

Sobre os status das atividades, você encontrará informações importantes que estão agrupadas em 3 diferentes status, são elas: “em andamento”, “em alerta” e “em atraso”. “Em andamento” significa que o processo está em andamento, está sendo realizado, com ou sem prazo, porém, está aberto e as atividades do formulário estão sendo realizadas.

Outro status que poderá aparecer se refere a atividades “em alerta”, que significa que a atividade está perto do seu prazo de vencimento. Também poderá aparecer na caixa de entrada o status “em atraso”, que significa que o prazo da atividade já venceu e que ela se encontra atrasada.

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Nas colunas, você também pode alinhar as informações por ordem alfabética (crescente ou decrescente), separar por agrupamento ou ocultar a coluna.

Além do status, você tem mais colunas de informações sobre suas atividades. Você tem informações a respeito de qual processo aquela atividade é, basta visualizar na coluna de “Processo”. Poderá também ver por quem aquela atividade foi aberta na coluna “Aberto por”. Com relação à data em que a atividade foi gerada, você poderá consultar a coluna “Atividade aberta em”. Além disso, na coluna “Atividade aberta em” você saberá qual a data em que o processo foi aberto e se caso a atividade estiver com um prazo configurado, esta data será apresentada na coluna “Prazo”. Se precisar, só rolar a barra inferior para ter acesso a essa informação. Além dessas colunas, mais duas colunas fixas são apresentadas e são muito importantes, são elas: “Código” e “Atividade”.

Atividades do processo na caixa de entrada 

Na coluna “Atividade”, você tem acesso à própria atividade do processo. É por esse caminho que você pode clicar e acessar o formulário de preenchimento, ou realizar uma aprovação ou rejeição, dependendo da atividade que estará disponível para você. 

Ao clicar na atividade que deseja acessar, você irá abrir o formulário do processo e poderá, dentro dessa opção, realizar a atividade solicitada. 

Você poderá preencher as informações necessárias. Por exemplo, nesta atividade, temos que preencher uma solicitação de viagem. Este formulário será preenchido de acordo com a necessidade. Você poderá também acessar outros recursos para essa atividade do processo.

Após o preenchimento dessa atividade, você poderá acessar os recursos disponíveis no canto superior direito, que se referem a: “Salvar”, “Acessar o fluxo do processo”, “Encaminhar para...”, “Marcar como não lida”; “Imprimir” e “Informações”. 

Salvar atividades 

Clicando em “Salvar”, você consegue salvar essa atividade do processo no sistema e poderá retomar o preenchimento em outro momento, sem perder as informações que já foram preenchidas. Esse recurso é utilizado quando iniciamos o preenchimento de uma atividade, mas não conseguimos ir até sua conclusão, por qualquer motivo. Será apresentada uma mensagem de que o os dados do formulário foram salvos com sucesso.

Abrir fluxo do processo

Ao clicar em “Abrir fluxo“, você é redirecionado para a tela de fluxo do processo. Nela conterá informações detalhadas sobre a instância específica, sendo elas divididas em três abas: “Lista”, “Histórico” e “Fluxo”.

Ao acessar a aba “Fluxo”, você poderá verificar em qual atividade se encontra a tarefa e até conhecer todo o fluxo do processo. Acessando o fluxo do processo, irá se abrir uma janela em que aparecerá a lista completa de atividades para você, indicando as atividades do processo, os seus fluxos e também em qual tarefa aquela atividade se encontra dentro de todo o processo.

Informações sobre fluxo

Além da visão ampla de todas as atividades que o processo irá percorrer, você poderá ter outras opções de visualização, como selecionar a opção “Lista” e ter a visão da informação em formato de lista de informações sobre as atividades daquele processo.

Na opção “Lista”, você terá acesso a informações importantes, que são apresentados em colunas, como: “Atividade”- que apresenta a atividade do processo; “Ciclo” - que diz respeito ao número de ciclos que aquele processo já passou; “Responsável” - que apresenta o responsável pela atividade do processo; “Atividade aberta em” – apresenta a data e o horário que o processo foi aberto; “Prazo para” – que apresenta, quando cadastrados, os prazos para a realização da atividade e “Finalizado em” – quando o processo foi finalizado, apresenta a data e horário que aquela atividade foi aprovada. Se uma atividade for rejeitada, ela volta para o usuário e é aberto um novo ciclo de realização da atividade. 

Quando é feito cadastro de tempo ou de prazo para a realização da atividade, são preenchidas também as colunas: “Tempo total” – na qual será apresentada o tempo total que foi cadastrado para a realização da atividade; “Consumido” – que apresenta o tempo gasto na realização da atividade e o “Saldo” (horas úteis) – que diz respeito ao resultado da operação de “Tempo total” menos o “Consumido” (essa informação pode apresentar um número positivo ou negativo, dependendo das horas programadas e horas utilizadas para a realização da atividade). 

Além dessas informações sobre as atividades do processo em formato de lista, você também poderá escolher clicar na aba “Histórico” e ter acesso ao histórico do processo selecionado na caixa de entrada.

Com essas informações você tem acesso a todo o histórico do processo, com relação à data, ao horário, à atividade, por quem ele foi aprovado ou rejeitado e em que ciclo isso aconteceu. 

No caso de um processo não ter sido finalizado, você ainda poderá ver todas as informações e clicar para encaminhar aquela atividade para outro usuário. 

O processo de encaminhar pode ser realizado também nessa área do sistema. Se você for gestor do processo, a opção “Encaminhar para…” irá surgir. Você poderá clicar nesse botão “Encaminhar para…” e enviar essa atividade específica para um usuário, para um grupo de usuários, para um departamento ou para uma determinada função dentro da sua organização. Basta escolher uma das opções, colocar o nome relativo à opção que escolheu e depois clicar em “Encaminhar para…”. 

Após a realização da ação, a atividade será encaminhada para o usuário, grupo, departamento ou função e sairá da sua caixa de entrada.

Você poderá acessar informações mais específicas sobre uma atividade de processo. Para isso, clique na atividade do processo e uma janela de informações irá se abrir no lado direito da tela com essas informações específicas. 

São apresentadas informações sobre a atividade específica do processo. Quando você tem mais de um ciclo na atividade selecionada, os demais ciclos irão aparecer em formato de aba. Para ter acesso, basta clicar na outra aba “Ciclo 2” e as informações serão modificadas para o outro ciclo escolhido.

Você poderá acessar informações sobre o processo clicando diretamente no botão de “Informações”. Clicando nesse botão, o sistema irá apresentar um resumo de informações importantes sobre o processo todo, diferente das informações específicas de cada atividade do processo que obtemos quando clicamos direto em uma atividade específica. 

Clicando no botão “Informações”, algumas informações do processo são apresentadas, principalmente o tempo total gasto no processo, informações sobre abertura e finalização do processo. Se você preferir ver alguma atividade específica, basta clicar em uma linha do processo que serão apresentadas informações sobre aquela atividade selecionada. 

Além do acesso a informações importantes, você poderá também escolher a opção de “Exportar atividades”. Essa opção permite que você exporte as atividades do processo em um único arquivo em formato PDF. Esse documento será organizado de acordo com a ordem e a sequência que o processo seguiu. Para isso, basta clicar no botão que o arquivo será exportado e aparecerá na barra de downloads do seu computador para que você possa salvar ou até imprimir esse documento caso seja necessário.

Encaminhar atividade 

Outra opção que poderá realizar, é enviar esse formulário para outro usuário do sistema. Basta clicar em "Encaminhar para…” e selecionar o usuário que receberá o formulário. 

Você poderá escolher um único usuário para o encaminhamento do formulário. Lembre-se que ao encaminhar o formulário, ele sairá da sua caixa de entrada, pois você está passando a atividade para outro usuário por meio do encaminhamento. 

Você poderá iniciar a digitação do nome do usuário e serão apresentadas as opções para que você possa escolher o usuário que deseja. Selecionando o usuário, o nome será apresentado na linha de digitação e basta clicar no botão “Confirmar” para enviar o formulário para o usuário escolhido por você. Uma mensagem será apresentada: “Atividade redirecionada com sucesso!”. A mensagem ainda apresenta para quem a atividade foi redirecionada: “Atividade redirecionada com sucesso. Usuário responsável pela próxima atividade: Vitor Faria de Castro”.

Dessa forma, o encaminhamento só será realizado por um usuário com permissão de gestor do processo. Após o envio, o usuário indicado por você receberá o processo e o mesmo poderá ser preenchido adequadamente. 

Nesse caso, o usuário “Vitor Faria de Castro” recebeu o processo encaminhado e poderá abri-lo para realizar a atividade. Porém, por não ter a permissão de gestor, não poderá encaminhar a atividade para outra pessoa por esse mesmo recurso. Se o usuário fosse um gestor, ele poderia realizar o reenvio. Para isso ele deveria repetir os passos anteriores para realizar o encaminhamento. 

Marcar como atividade não lida

Outro recurso que poderá ser utilizado é o botão de “Marcar como não lida”. Essa opção permite que a atividade aberta por você possa voltar ao status de uma atividade não lida na caixa de entrada. Para isso, basta clicar no botão “Marcar como não lida”, que uma mensagem irá aparecer na tela confirmando a ação realizada: “A atividade foi marcada como “não lida” com sucesso”.

Observe que a atividade fica em negrito, se destacando das demais e indicando que essa atividade ainda não foi aberta. 

Imprimir a atividade

Você poderá também imprimir o conteúdo da atividade. Para isso, basta clicar na opção “Imprimir”. 

Uma janela de impressão irá se abrir, basta você selecionar a impressora configurada em seu computador e clicar em imprimir. 

Informações sobre atividade

Você poderá acessar informações sobre o processo. Para isso, basta clicar em “Informações” e as mensagens cadastradas previamente, durante a elaboração do processo, serão apresentadas na tela. É importante informar que essa função será útil se, durante a elaboração do processo, essas informações de descrição, texto de ajuda e arquivo anexado sobre o processo forem adicionadas.

Personalizar a Caixa de Entrada

Você poderá personalizar a sua caixa de entrada, utilizando alguns recursos para configurar a apresentação de suas atividades de forma organizada. Além disso, poderá navegar pelas páginas que apresentam suas atividades ou aplicar filtros específicos para as atividades que estão disponíveis para você, aquelas apresentadas em sua caixa de entrada. 

No canto superior direito, você poderá clicar nas setas para navegar pelas páginas contendo as suas atividades na caixa de entrada. Já no canto superior esquerdo, você poderá editar e aplicar filtros em sua caixa de entrada. Para utilizar os filtros da caixa de entrada clique em “Filtros”. Lembrando: esses filtros serão aplicados somente nas atividades paradas em seu usuário, presentes na caixa de entrada, diferentemente dos filtros da barra superior que filtram em toda a ferramenta, buscando todos os processos. 

Ao clicar em “Filtros”, você poderá editar os filtros para os processos que estão presentes em sua caixa de entrada. Você poderá selecionar informações somente de um processo específico, selecionando o processo que deseja. 

Ao selecionar um processo e clicar em “Aplicar filtros”, o sistema irá apresentar na caixa de entrada somente atividades que estão para você, referentes ao processo selecionado. 

Você também poderá acessar também somente uma atividade do processo. Para isso, basta escolher a opção “Atividades”. Lembrando que, se for selecionada uma atividade, como por exemplo preencher solicitação de compra, dentro do processo de compras, será apresentada em sua caixa de entrada somente a atividade de compra.

Você ainda poderá escolher apresentar somente algumas atividade do processo entre as que estão com status de “Em andamento”, “Em alerta” ou “Atrasado”. Para realizar essa ação, basta clicar no (x) e retirar esse filtro, para não permitir que apareça o status que você deseja excluir. Como exemplo, se clicar na opção “Atrasado” serão retiradas as atividades atrasadas e ficará na caixa de entrada apenas as com status em andamento e em alerta. Se você retirar a opção “Em alerta”, serão apresentadas somente as atividades que estão em andamento.

Você poderá também aplicar outros filtros referentes ao período de abertura do processo, ou referentes ao prazo do processo e informar também sobre usuários específicos que abriram o processo. 

Basta você escolher o período que foi aberto o processo, ou a atividade, ou então selecionar uma data para saber sobre os processos que ainda irão vencer. Por exemplo, na próxima semana, poderá escolher “Aberto por” e escolher usuários que abriram processos. Após a configuração dos seus filtros, de acordo com a sua necessidade, basta clicar no botão “Aplicar filtros” e sua caixa de entrada irá apresentar os processos existentes com essas condições estipuladas. Em caso de não querer mais realizar a aplicação do filtro, basta clicar em cancelar ou, se preferir, voltar ao estado anterior, “Limpar filtros”, restaurando assim todos os filtros que você colocou, voltando ao formato inicial, antes de começar a configuração dos filtros. 

Encontramos também na caixa de entrada o botão “Atualizar”. Clicando nesse botão, os dados serão atualizados, ou seja, se novos processos chegarem na sua caixa de entrada, o sistema irá atualizar a sua caixa de entrada com informações e processos que acabaram de chegar.

Outro recurso disponível, que poderá facilitar a sua utilização diária do Workspace, é a opção de “Salvar Lista”. Após realizar os filtros, você poderá salvar uma lista para consultar essa informação sempre que necessário. Por exemplo, queremos saber todas as solicitações de compras que estão atrasadas. Dessa forma, configuramos os filtros necessários para ter como resultado essa informação e clicamos no botão “Criar novo filtro...”. 

Ao clicar no botão “Criar novo filtro...”, uma janela para salvar sua lista irá aparecer na tela. Você deverá escrever um nome, personalizando sua lista, para que a utilize em outros momentos em que precisar ter esse tipo de informação. Lembre-se de colocar um nome que permita a você recordar a informação que terá quando clicar nessa lista. Após informar o nome, basta clicar em “Criar” e uma nova lista será gerada no Menu lateral em “Listas salvas”.

Após a criação do novo filtro o mesmo será exibido na tela de “Minhas Atividades”, na label de “Filtro salvo”, conforme apresentada na figura a seguir.