v.5.60 - Dossiê
- Maria Fabiana Izidio de Almeida Maran
No módulo Documentos é possível criar “Dossiê” para facilitar principalmente a busca de informações em vários templates. Para acessar o dossiê, basta ir até o menu lateral e clicar no botão “Dossiê”. Ao acessar “Dossiê”, você encontrará uma tela com os Dossiês criados.
Para criar um novo dossiê, basta clicar no ícone do sinal de mais (+) “Novo Dossiê”, que uma tela será apresentada com os campos para o preenchimento de informações do novo dossiê. Vale ressaltar que o Dossiê poderá facilitar muito a busca de templates.
Vamos criar um Dossiê que reunirá os principais documentos de um colaborador de uma empresa, tais como o currículo do colaborador quando ele entra, o contrato de trabalho e os certificados desses colaboradores. Para isso, basta criar um Dossiê e reunir os principais templates que contêm esses documentos, ainda é possível indexar todos eles por campos, como CPF, por exemplo. Digitando o CPF do colaborador no Dossiê, ele irá trazer vários templates desse colaborador.
Você deverá clicar em nome e colocar um nome para o seu Dossiê. Ao digitar o nome, automaticamente um “Identificador” será apresentado, ele não poderá ser igual a outro identificador. Em “Descrição”, você poderá colocar informações sobre o Dossiê e em “Templates” você irá escolher quais os templates que serão colocados nesse Dossiê. Para incluir templates no Dossiê, basta clicar no sinal de mais (+) e selecionar um dos templates cadastrados. Se precisar de mais, é só repetir essa ação para incluir quantos templates desejar.
Na área campos é possível criar campos para fazer as buscas nos templates. Para criar um campo, basta clicar no ícone com sinal de mais (+) e configurar os campos. É importante criar campos de indexação que poderão, em “Pesquisar”, buscar as informações dos colaboradores nos templates.
Como exemplo, vamos criar um campo chamado “Colaborador” do tipo texto. Vamos marcar o check box para apresentar no campo “Resultado” e depois, vamos configurar em cada template o campo que corresponde a esse que estamos criando. No template “Documentos pessoais”, “Contrato de trabalho - interno” e “Certificados” temos o campo “Nome” e no template “Currículo dos colaboradores” temos o campo “Colaborador”, selecionaremos esses campos em cada template, para relacionar com o campo “Colaborador” que está sendo criado. No campo CPF, seguimos o mesmo procedimento, criamos um campo CPF, colocamos como “Tipo” inteiro, selecionamos o check box “Resultados” e selecionamos campos de CPF em todos os templates. Pronto, para finalizar a criação do Dossiê, basta clicar em “Salvar”.
Agora todas as vezes que precisar puxar os documentos de um colaborador em específico, ao invés de clicar de template em template, poderá ir em Pesquisar na aba “Documentos” e depois ir em “Dossiê”, marcar qual Dossiê pretende pesquisar e ao clicar nele, os campos criados “Colaborador” e “CPF” serão apresentados para que você possa fazer a pesquisa. Preenchendo esses dois campos com os dados de um colaborador, todos os documentos dos quatro templates serão apresentados, facilitando assim as suas buscas de informações.
O “Dossiê” que foi criado será apresentado na área de Dossiê e você, com o botão direito do mouse, poderá clicar em cima dele. Ao clicar, duas opções serão apresentadas, “Editar” e “Excluir”. Se você escolher por “Editar”, a mesma tela de cadastro será apresentada com os dados preenchidos para que você possa alterar qualquer dado, nome, identificador, descrição, templates, incluir ou excluir templates do dossiê e os campos, poderá alterá-los, acrescentar ou tirar campos.
O botão “Excluir” poderá ser acionado caso tenha o desejo de excluir o Dossiê. Para realizar essa ação, é só clicar com o botão direito em cima do dossiê e clicar em excluir. Uma janela de confirmação será apresentada com a seguinte mensagem: “Deseja realmente excluir este dossiê?”. Se você clicar em “Cancelar”, a janela será fechada e a ação cancelada e se você clicar em “Ok”, o Dossiê selecionado será excluído.