Após a elaboração do desenho do processo no Diagrama, a próxima fase é a configuração das atividades do processo. Para acessar essa área de configuração, basta clicar na aba “Atividades”. Observe que na parte esquerda da tela você encontra as “Atividades” do processo que foi construído e na parte da direta, os campos para configuração de cada atividade selecionada.
As atividades que foram incluídas no desenho do diagrama são apresentadas na área de “Atividades”. Você poderá escolher qualquer atividade para configurar, porém, como boas práticas, recomenda-se seguir a mesma ordem de atividades que foram incluídas no desenho do diagrama.
Dessa forma, vamos iniciar com a primeira atividade, a atividade de inicialização, no exemplo: “Preencher solicitação de viagem”. Clique sobre essa atividade do processo no lado esquerdo da tela, que no lado direito serão apresentados os campos para a configuração da atividade escolhida.
Em “Dados básicos”, você encontra informações sobre a “Referência da atividade” e o “Título da atividade”. É necessária a configuração do “Responsável pela atividade”. Ao clicar nesse campo, você deverá escolher o usuário que será o responsável por essa atividade.
Você irá observar que temos várias opções para selecionarmos um “Responsável pela atividade”, temos a opção de selecionar o “Líder do usuário iniciador”, nesse caso, como não sabemos quem irá abrir a nova instância de processo, escolhendo essa opção, a Plataforma Lecom irá selecionar o líder de quem iniciou o processo para ser o responsável por essa atividade, ou escolher a opção “Usuário iniciador”, que será a nossa opção. Dessa forma, quem abrir uma nova instância do processo, independentemente de quem possa ser, esse será o responsável por essa atividade.
Você ainda poderá escolher outras opções como “Usuário específico”, selecionando essa opção, uma nova janela será apresentada para que você possa preencher o nome do usuário específico. Poderá também optar por um “chefe de departamento”, por uma “Função de usuário específico” ou “Vários usuários”, nesse caso, uma janela será apresentada para incluir todos os usuários que serão responsáveis por essa atividade. Você poderá também determinar que o responsável por essa atividade será um usuário logado, ou definir um “Grupo de usuários” ou “Usuário concentrador”. Vale ressaltar que, ao escolher essas opções, você deverá determinar quem será o usuário responsável por essa atividade.
É importante apontar que temos também, após a seleção do usuário responsável, a possibilidade de tornar uma atividade concentradora. O que significa que a atividade irá aguardar os fluxos de informações e concentrar os diferentes caminhos nessa atividade, porém, como estamos configurando a primeira atividade de inicialização, a plataforma apresenta desabilitada essa função, tendo em vista que a primeira atividade não poderá e nem precisará ser concentradora, pois o fluxo será iniciado nessa atividade.
Em “Prazos e monitoramentos” você configura alertas e prazos para o envio automático de notificações via e-mail.
Você poderá em “Prazo de Alerta” configurar, colocando horas, minutos e segundos, para que o status do processo possa indicar, por exemplo, que o prazo está para vencer, no caso, em alerta. Se você preencher 12:00:00 (12 horas e 00 minutos e 00 segundos), você está informando que tem 12 horas para a atividade do processo entrar em alerta e poderá enviar e-mail de notificação, configurando o tempo de intervalo de um e-mail para o outro. Por exemplo, só colocar a frequência de 06 horas, isso quer dizer que serão enviados e-mails de 6 em 6 horas.
O “Prazo Máximo” faz referência ao tempo que será dado para que a atividade do processo possa mudar seu status de “Em alerta” para “Em atraso”, por exemplo. Você poderá determinar que tem até 24 horas para a atividade ser realizada e poderá também configurar o tempo de intervalo para o envio de e-mail. Você poderá ainda determinar o “Tempo limite para os gestores”, ou seja, depois de atrasado, qual o tempo para a atividade do processo ser enviada automaticamente para os gestores? Inclusive, é possível cadastrar a frequência para envio de e-mail de atraso para os gestores.
Você ainda poderá selecionar se gostaria de “Enviar cópia de e-mail, após a segunda cobrança de atraso para”, e selecionar o “Líder do usuário” ou “Gerente do usuário” ou então escolher a opção de “Não enviar”.
Você ainda tem a opção de configurar para enviar e-mails entre as atividades. Na área “E-mails” você tem o campo “Tipos de envio de e-mail”, com duas opções “não enviar”, ou seja, deixar configurado para não enviar e-mail entre uma atividade e outra, e a segunda opção é enviar “Com campos pré-definidos”. Nesse caso, para o envio, você poderá escolher quais campos serão informados por e-mail de uma atividade para a outra.
Se optar pelo envio “Com campos pré-definidos”, ao selecionar essa opção será apresentada na tela uma nova janela com a opção de configuração dos campos que serão enviados no e-mail.
Você poderá escolher os campos e clicar na seta Ao botão com o desenho de seta dupla e todos os campos serão passados para a caixa de selecionados. Para retornar um ou todos os campos, basta realizar o mesmo procedimento, porém, a seta virada do lado contrário, faz com que os campos retornem para a caixa “Disponível”.
É importante ressaltar que, no exemplo é apresentado somente um campo, pois não foram criados mais campos no formulário, por não termos ainda passado pela atividade de criação de campos do formulário. Dessa forma, após a construção do formulário, você poderá retornar a essa opção de configuração e escolher os campos que serão enviados por e-mail de uma atividade para a outra, sem nenhum problema.
Você poderá ainda, escolher marcar ou não algumas opções de check box como: “Enviar e-mail com o link direto para aprovar ou reprovar”, se essa opção estiver selecionada, o usuário que receber o e-mail poderá aprovar ou reprovar por e-mail a atividade do processo.
Outra opção é “Enviar cópia de e-mail ao iniciador do processo após a execução dessa atividade (utilizará o valor definido no campo “Tipo de envio de e-mail”), ao marcar essa opção você estará definindo que o usuário iniciador receberá uma cópia de e-mail com os campos definidos em “Tipo de envio de e-mail”, após a conclusão desta atividade.
Outra opção que poderá ser marcada é “Enviar cópia de cada e-mail de cobrança por atraso ao iniciador (somente e-mails enviados pelo ServerWorkflow)”, ou seja, escolhendo essa opção, você define que o iniciador receberá uma cópia de todos os e-mails de atrasos que forem enviados automaticamente pelo servidor, para manter o usuário iniciador do processo ciente de como anda a sua solicitação, ou melhor, o status do processo aberto por ele.
Outra opção de configuração é “Enviar grid(s) em arquivos no formato xlsx para o e-mail”, ou seja, marcando essa opção, os campos do tipo grids serão enviados por arquivo xlsx no e-mail.
Você poderá também configurar “Mensagens da atividade”, nessa área, no campo “Mensagem apresentada após aprovação da atividade”. Você poderá em “Tipo da mensagem” escolher uma das três opções disponíveis: “Padrão”, “Personalizada” ou “Não exibir”. Se você escolher a mensagem padrão, a plataforma irá apresentar a mensagem para o usuário executor da atividade. Na opção por “Não enviar”, o sistema não irá mandar mensagem na passagem de uma atividade para a outra, e a terceira opção é mandar a mensagem personalizada. Ao selecionar essa opção, um campo será aberto para que você possa digitar a mensagem que pretende enviar.
O mesmo será proposto no campo a seguir “Mensagem apresentada após rejeição da atividade”. No campo “Tipo de mensagem” você também poderá escolher uma dentre as 3 opções disponíveis: “Padrão”, “Personalizada” ou “Não exibir”. Se escolher “Padrão”, uma mensagem padrão do sistema será encaminhada para o usuário após a rejeição da atividade, se a opção for por personalizado, você poderá digitar uma mensagem específica. Escolhendo essa opção, um novo campo será apresentado para digitar a mensagem que será apresentada ou a opção de “Não enviar”, e nesse caso não será apresentada mensagem após a rejeição.
Após a configuração desses campos chegamos na configuração do fluxo que, no caso, terá uma única saída dessa atividade, porém, encontrará com um gateway exclusivo que tomará uma decisão para seguir em um ou em outro fluxo. Dependendo da opção do solicitante, se no formulário ele indicar que precisa de reserva de passagem e hospedagem, por exemplo, o fluxo seguirá por um caminho, caso contrário, seguirá por outro. A configuração do gateway exclusivo será realizada nessa atividade. Vale ressaltar que esse é apenas um exemplo da utilização de configuração de fluxo, outras situações serão apresentadas e teremos que configurar o fluxo para que a plataforma entenda que caminho irá seguir.
Podemos observar que sempre a atividade terá no máximo duas saídas, que deverão ser configuradas com as opções de “Aprovação” e “Rejeição”. Na Plataforma Lecom, você escolhe de acordo com a sua necessidade a melhor lógica para o fluxo do processo, porém, é importante entendermos que temos sempre a possibilidade de dois fluxos saindo de uma atividade, e essa configuração poderá ser realizada mediante a “aprovação” ou “rejeição” da atividade. Em nosso exemplo, como temos nessa atividade apenas um fluxo, só será apresentado um único botão, porém, a configuração do gateway exclusivo permite que você tome uma decisão mediante uma configuração de condição.
No campo condição, é possível realizar a configuração de rotas. Dependendo de como você configura, você poderá escolher a condição mediante um campo específico. No exemplo do nosso fluxo, se o usuário informar que precisa de cotação para hospedagem ou passagem aérea, o fluxo seguirá para o setor de cotação, caso contrário, será encaminhado diretamente para análise da viagem.
Dessa forma, você poderá configurar uma condição de um campo de um formulário dessa atividade para que o gateway possa testar essa condição. Por exemplo, podemos criar um campo chamado “cotacao_viagem” e verificar se esse campo está com seu check box marcado, o que significa que o usuário irá necessitar de uma cotação e reservas, então o fluxo vai seguir para setor de cotação. Caso o usuário não marque esse campo, basta colocar na outra condição, marcando o check box no campo “Rota padrão” e o fluxo que não atender à condição de teste seguirá esse fluxo padrão.
Observe que a condição foi colocada para que a plataforma teste o campo especificado, para isso é necessário incluir o sinal de “$”, seguido do “Nome do campo”, um espaço e duas vezes o sinal de “==”, espaço e o que se espera que tenha no campo, no nosso caso, o “sim”.
Você ainda pode configurar o nome do botão que irá seguir para a próxima atividade, no exemplo estava “Aprovar” e foi modificado para “Enviar”, pois o usuário irá enviar a solicitação de viagem, então a “Label do botão” poderá ser modificada de acordo com o contexto da situação em cada atividade.
O campo integração serve para que você possa chamar uma integração que foi cadastrada anteriormente. Incluindo uma Integração, a mesma irá executar a sua rotina no momento de finalização da atividade. Se preferir cadastrar, basta clicar na lista de opções no campo “Integração”. Ao término das configurações, basta clicar no botão “Salvar”.
Após a configuração de uma atividade, você poderá seguir para as demais atividades. Seguindo o fluxo, agora temos mais duas atividades que, dependendo do preenchimento do usuário, podem ir para a atividadede cotação ou para a atividade de análise de viagem.
Vamos configurar a atividade de cotação. Para realizar essa ação, basta clicar ao lado direito, na área de “Atividades”, em “Fazer cotação”, que é a atividade de exemplo que estamos utilizando.
Observe que os campos “Referência da atividade” e “Título da atividade” apresentam os nomes da atividade. Dessa forma, podemos selecionar no campo “Responsável pela atividade” um usuário ou um grupo de usuários, departamentos ou funções, para que o processo possa seguir para o responsável ou responsáveis quando for seguir esse fluxo.
Para você realizar o cadastro do responsável, basta clicar na lista e escolher uma opção para o campo “Responsável pela Atividade”.
No exemplo, iremos utilizar “Grupo de usuários” e ao clicar nesse campo, uma janela será aberta na tela com a opção de escolher dentre os grupos cadastrados na plataforma, qual o grupo que será responsável por essa atividade. Clique no grupo e nome do grupo que será apresentado no campo de responsável pela atividade.
Em nosso exemplo, escolheremos o grupo “Cotação de viagens”, que são as pessoas responsáveis por realizar essa atividade na empresa. Isso significa que quando o fluxo for destinado à atividade de cotação, os colaboradores que trabalham nessa área receberão a atividade para executar.
Outro recurso que já configuramos em outras atividades e que será apresentado novamente é o “Prazos e monitoramento”. O que difere da primeira atividade (de inicialização) para essa atividade e das outras que virão, é que você encontrará a opção de “Hibernação”, o que significa que você poderá configurar um tempo de hibernação de forma automática, para que depois do tempo estipulado a atividade possa ser liberada para o usuário, sendo que esse tempo começa a contar após a aprovação da atividade anterior, para que a atividade possa ser liberada para o usuário. Esse tempo de hibernação poderá ser configurado em caso de necessidade. Vale lembrar que o tempo configurado faz referência às horas trabalhadas do usuário e não às horas corridas, por exemplo, se a jornada de trabalho está registrada na plataforma como 8 horas, e você configura um período de hibernação de 12 horas, a atividade só será liberada no segundo dia útil.
Outro recurso que temos para configurar é o check box do campo “Atividade concentradora”, é importante ressaltar que esse recurso é utilizado quando você tem um paralelismo e precisa que essa atividade concentre todas as atividades, ou melhor, espere a resposta de todos os outros fluxos que chegam até ela, para depois ser executada. Em nosso caso, não teremos essa atividade, por não termos paralelismo em nosso diagrama, porém, ao selecionar essa opção você torna essa atividade uma concentradora.
Outro recurso que será utilizado e que não apareceu na configuração da primeira atividade, a inicializadora, é a opção de “Escalonamento automático”. Esse recurso é utilizado para escalonar para outro usuário a atividade que ainda não foi executada em um determinado tempo. É importante informar que o tempo que é informado na configuração será referente às horas trabalhadas, então se o colaborador tem 8 horas de trabalho e foram configuradas 16 horas para o escalonamento automático, você receberá a atividade dois dias úteis após a sua abertura.
Para efetuar a configuração do escalonamento é fácil, basta colocar o tempo em horas e minutos e depois escolher um usuário ou grupo de usuário que receberão a atividade após o tempo determinado, a contar da abertura da atividade. No exemplo, escolhemos para redirecionar para o chefe de departamento e selecionamos o RH, o que significa que a atividade após 16 horas de trabalho aberta, se não for executada, será encaminhada automaticamente para o chefe do departamento dos recursos humanos da empresa.
Além de selecionar um responsável específico o campo de de escalonamento automático passou a ser dinâmico, permitindo assim a inclusão de variáveis de ambiente, ou campos do processo como configuração. Por exemplo, podemos incluir no campo responsáveis o código do departamento do usuário que está executando a atividade, no exemplo #COD_DEPTO. Desta forma, a atividade será direcionada após 3 horas, o que foi configurado em nosso exemplo, para o líder do departamento do usuário responsável no qual a atividade será encaminhada.
Além da configuração de e-mails, e de envio de mensagens automáticas no final de cada atividade, que já foram vistos na configuração da atividade anterior, nesta atividade teremos que configurar mais uma vez o fluxo do processo. Como só temos um único fluxo que chega e que irá sair desta atividade, temos apenas uma opção de configuração com a aprovação ou a rejeição.
Como nesse exemplo, esta atividade está relacionada à realização de uma cotação de passagens e ou hospedagens, o colaborador do “Grupo de cotação” que receber a demanda fará a cotação e depois, irá enviá-la para a próxima atividade, chamada de “Analisar solicitação de viagem”. Dessa forma, você poderá configurar um “Responsável pela atividade”, escolhendo um usuário ou Grupo, departamentos, funções, etc. Nesse caso, iremos escolher opção “Líder do usuário iniciador”, o que fará com que a atividade possa ser direcionada para o líder de quem abriu o processo e solicitou a viagem. Poderá também modificar o “Label do botão”, como você não irá aprovar ou reprovar nada, você poderá apagar o “Aprovar” escrito no campo “Label do botão” e trocar por “Enviar cotação”. Com toda certeza, essa informação ficará mais clara e mais condizente com o propósito desta atividade que está sendo configurada. Após a realização de todas as configurações da atividade, basta clicar no botão “Salvar”.
A próxima atividade a ser configurada, seguindo o nosso fluxo de exemplo, seria a atividade “Analisar solicitação de viagem”, nessa atividade, temos os mesmos campos a serem preenchidos que a atividade anterior, porém, é a atividade em que o “Líder do iniciador” irá analisar a solicitação de viagem juntamente com os orçamentos apresentados da viagem e irá “Aprovar” a viagem ou “Rejeitar” o pedido de viagem. Dessa forma, é necessário então configurar as duas possibilidades de caminho: um que seria voltar a informação para o “usuário iniciador” que a viagem não foi autorizada no caso de rejeição, e ir para a atividade “Aviso de viagem reprovada” e o outro caminho seria em caso de “Aprovação” ir para a atividade “Fazer reserva de orçamento”.
Para configurar esses dois fluxos, basta verificar se as opções estão corretas com relação ao “Aprovar” e ao “Rejeitar”. Verifique se onde aparece o “Aprovação” está realmente sendo encaminhado para o fluxo correto e na área que apresenta “Rejeição” também está direcionando para a atividade correta. Vale lembrar que você pode colocar na configuração do “Responsável pela atividade” o usuário ou usuários que são responsáveis pela a atividade que o fluxo seguirá, ou se quiser deixar em branco e configurar o responsável na configuração da própria atividade, também é possível. No caso do exemplo, o “Responsável pela atividade” em situação de aprovação será o “Grupo de cotação de viagens” para que eles realizem a reserva referente à cotação que foi feita e, em caso de “Rejeição”, o usuário responsável pela atividade de “Aviso de viagem reprovada” será o usuário iniciador, que receberá a resposta da sua solicitação inicial.
No caso dos campos “Label do botão” podemos, nesse caso, manter os mesmos nomes “Aprovar” e “Rejeitar”, pois essa será realmente a ação do usuário dessa atividade.
Para a próxima atividade, e seguindo o fluxo do diagrama do exemplo, vamos para a atividade “Aviso de viagem reprovada”. Trata-se de uma atividade finalizadora, pois, se a viagem não foi autorizada, o usuário iniciador receberá a informação de que a viagem não foi aprovada e, inclusive, pode receber com os motivos pela rejeição.
Nessa atividade “Aviso de viagem reprovada”, você irá observar que por ser uma atividade de finalização, não serão apresentados fluxos para configurar, pois essa é a última atividade do processo seguindo esse fluxo. O que será apresentado de novo, em uma atividade de finalização, são os campos “Aviso personalizado de processo aprovado” e “Aviso personalizado de processo reprovado”. Esses campos são opcionais e servem para você personalizar uma mensagem antes de todos os campos do formulário que o usuário receberá em caso de “Aprovação” ou “Rejeição”.
No nosso exemplo, como sempre que “Rejeitado” e unicamente se rejeitada a atividade anterior, somente nessa condição o fluxo será essa atividade, então deverá ser preenchido o “Aviso personalizado de processo rejeitado”. O outro aviso não é necessário, pois nunca, nesse processo, o usuário irá cair nessa atividade depois de uma aprovação.
Após o preenchimento das configurações necessárias, basta clicar no botão de “Salvar” para que todas as ações realizadas possam ser salvas na plataforma.
Para configurar outras atividades, seguindo o fluxo do diagrama utilizado de exemplo, temos agora que configurar a atividade seguinte mediante a “aprovação” realizada na atividade de “Análise de solicitação de viagem”. No caso, vamos seguir um novo fluxo e vamos encontrar a atividade “Fazer reserva de orçamento”.
Na atividade fazer reserva de orçamento, você pode verificar que as configurações são as mesmas utilizadas em outras atividades. Você poderá realizar todas as configurações necessárias ou se quiser copiar as configurações de outra atividade, basta clicar no botão “Importar”.
Clicando nesse botão, uma janela será aberta com o campo “atividade” para que você possa selecionar a atividade na qual pretende copiar as configurações e passar para a atividade atual. Esse recurso é importante para otimizar o seu tempo de configuração nas atividades, principalmente aquelas que se repetem. Em caso de ter alguma configuração específica, você poderá importar as definições e depois entrar apenas para modificar as configurações que são diferentes. Depois de selecionar a atividade, você irá observar três diferentes opções: “Definição atividade”, que permite copiar tudo que foi definido na atividade, para a outra atividade. “Definição de campos” que tem o objetivo de copiar as definições do campo na atividade para a outra atividade. E a terceira opção é a “Definição de resultado por página”, que tem por objetivo importar as definições de resultados por página. Esse tópico será explicado no item campos do formulário, que irá abordar a configuração de uso de select por página.
Lembramos que essa atividade também só tem um caminho. Dessa forma, não é necessário realizar nenhuma configuração de rota. O usuário irá fazer as reservas de passagens e/ou hospedagens, e enviar para o setor de compras. Vale lembrar que pode ser modificado o “Label do botão”, ao invés de “Aprovar”, pode ser modificado para “Enviar para compra”.
Após a importação de todas as configurações de uma atividade para a outra, é importante lembrar de clicar no botão “Salvar”.
Seguindo o fluxo do processo de exemplo, a próxima atividade a ser configurada é a atividade “Realizar processo de compra”, que será executado por um subprocesso. Para configurar um subprocesso, basta clicar na atividade na área de “Atividades” no local indicado “Subprocesso”.
Ao acessar a atividade “Realizar processo de compra” que se trata de um subprocesso, você encontrará uma janela de configuração diferente das outras atividade. Em “Dados básicos” você encontrará um campo “Referência da atividade”, clicando nesse campo, você deverá escolher o processo que será executado nessa atividade. Serão apresentados, como opções de escolha, todos os processos que estão cadastrados em sua plataforma para que você possa escolher o desejado. No nosso exemplo, vamos utilizar um processo de compras que já está em funcionamento, por isso, todas as vezes que o orçamento for aprovado e a reserva de passagem e ou hospedagem forem feitos, o fluxo segue até o subprocesso para iniciar o processo de compras, que consiste na compra efetiva, envolvendo pagamento e recebimento e cadastramento de nota fiscal.
Sendo assim, vamos selecionar no campo “Referência da atividade” o processo chamado “Compras”.
Outro campo que precisa ser marcado é se a atividade do subprocesso será “Síncrona” ou “Assíncrona”, o que está relacionado a aguardar a realização do subprocesso para depois continuar esse processo, no exemplo, aguardar a compra, para depois seguir para a atividade final (Síncrona) ou então realizar concomitantemente a atividade de compra enquanto segue o processo de solicitação de viagens, ambos de forma independente (Assíncrona). No nosso exemplo, precisamos das informações de compra para finalizarmos o processo “Solicitação de viagem”, devolvendo ao solicitante da viagem as informações necessárias para que ele possa viajar. Então, nossa opção será marcar o check box “Síncrona”.
Como o fluxo só tem um caminho, após a realização de todo o fluxo de compras, ele irá seguir para a atividade “Informações sobre a viagem”. É importante ressaltar que você poderá configurar o responsável pela próxima etapa, ou poderá deixar em branco e fazer isso na configuração da próxima atividade. Nesse caso de subprocesso, ele irá buscar os responsáveis que estão cadastrados no processo de compras. E quanto à próxima atividade, como sabemos que as informações de viagem deverão seguir para o solicitante, vamos colocar como “Responsável pela atividade” o “Usuário iniciador”.
Lembre-se que fazendo essas configurações, após a execução do subprocesso compras, ele irá pegar os resultados da compra, enviar para o usuário iniciador do processo e finalizar o processo. Para as configurações do subprocesso se efetivarem, não esqueça de clicar no botão “Salvar”. Uma mensagem será apresentada na parte superior da tela “Atividade salva com sucesso”.
A última atividade desse processo de exemplo é a atividade “Informações sobre a viagem”. Clicando nessa atividade, podemos configurar e, assim, concluir a configurações das atividades.
Para facilitarmos o processo de configuração da última atividade, podemos “Importar” as configurações de outra atividade de finalização, no exemplo a atividade “Aviso de viagem reprovada” aparece ao selecionar essa atividade e marcar o check box “Definição atividade” e clicar no botão “Importar”.
Os campos serão apresentados de acordo com a configuração realizada na outra atividade. Agora que o procedimento foi feito, basta configurar as informações, que deverão ser diferentes nessa atividade. No caso, temos que modificar “Aviso personalizado de processo rejeitado”, retirar a informação desse campo e incluir uma nova informação no campo “Aviso personalizado de processo aprovado”.
Após a realização de toda a configuração da atividade, basta clicar no botão “Salvar” para efetivar as configurações.
Para finalizar a aba de Atividades, é importante informarmos que existe um botão “Campos nessa atividade” que permite a configuração dos campos em cada uma das atividades.
Campos nessa Atividade
Em “Campos nessa atividade” você tem a possibilidade de configurar os campos em cada uma das atividades do processo. Esse tópico é muito importante, pois é a área que serve para você pensar a função dos campos criados em cada atividade do processo. Por isso, é recomendado que inicialmente você acesse a aba “Campos do formulário”, crie todos os campos que serão necessários no processo inteiro, para depois acessar essa área “Campos nessa atividade” e configurá-los de acordo com a necessidade em cada uma das atvidades.
Para acessar essa área, estando na aba “Atividades”, em qualquer atividade, basta clicar no botão “Campos nessa Atividade”. Vale lembrar que apenas quando estamos na atividade de um subprocesso esse botão não será apresentado.
Ao clicar nesse botão você terá acesso aos campos presentes nessa atividade para configurar. É importante ressaltar que você tem acesso, no lado direito, a todas as atividades criadas por você no processo. Dessa forma, é necessário clicar em cima da atividade para que os seus dados possam ser apresentados no centro da tela.
Nessa área, você tem um recurso de pesquisa que poderá buscar informações específicas de sua atividade , de seus campos ou de configurações realizadas em campos.
Essa busca se torna ainda mais relevante quando você tem atividades com grande número de campos criados e com vários tipos de integrações, scripts, etc. A ferramenta de busca facilita esse processo de localização, principalmente quando o seu desejo é de configurar algo específico na atividade.
As opções de pesquisa são:
“Nome” – selecionando essa opção, você poderá digitar no espaço ao lado o nome do campo que pretende localizar e clicar no botão “Buscar”. A plataforma irá mostrar o(s) campo(s) relacionado(s).
“Tipo” – selecionando essa opção, você poderá escolher no espaço ao lado o tipo de campo que pretende pesquisar, são apresentados todos os tipos, e se você selecionar, por exemplo, o tipo de campo “Linha de texto”, ele irá apresentar todos os campos do tipo “linha de texto”.
“Apresentação” – selecionando essa opção, você poderá escolher no espaço ao lado as diferentes formas de apresentação do campo configurados por você, por exemplo. Escolhendo campos “Invisíveis”, a plataforma irá apresentar todos os campos com a configuração “Invisível” nessa atividade.
“Inicialização” – selecionando essa opção, você poderá pesquisar os campos que foram configurados para realizar alguma ação em sua inicialização, dessa forma, ao lado serão apresentadas as opções de configuração de inicialização de campo e você poderá selecionar campos com valor inicial configurado, ou campos com resultado de select, por exemplo.
“Valor inicial” – selecionando essa opção, você poderá pesquisar, colocando no campo ao lado um valor específico, e todos os campos configurados com esse valor inicial na atividade serão apresentados.
“Banco de dados” – selecionando essa opção, você poderá pesquisar por banco de dados, selecionando ao lado um banco, ele irá apresentar todos os campos que estão vinculados a esse banco.
“Propriedades adicionais” – selecionando essa opção, você poderá pesquisar os campos que foram configurados com propriedades adicionais, como por exemplo, uma “lupa”, um “refresh” ou até um campo sem propriedades adicionais.
Além das pesquisas, temos também a opção de criar “Regras de formulário”. Podemos criar regras clicando em “Nova regra” ou importar as regras existentes de uma outra atividade para a atividade atual clicando em “Importar”.
Para configurarmos uma regra em uma atividade, basta clicarmos no botão “Nova regra”. Ao clicar no botão, uma janela será aberta com informações para configurar as regras. É importante informar que são vários os recursos que podem ser combinados e utilizados para configurar regras que atendam, de forma efetiva, as necessidades dos clientes.
Os recursos disponíveis estão apresentados na janela de configuração de “Regra de formulário”. Você encontrará a “Ordem de Carregamento” que se refere à ordem que carregará as regras na tela. Por exemplo, no caso de termos 3 regras criadas, você determina qual será carregada em primeiro, segundo e terceiro lugar. Vale lembrar que a ordem para iniciar o processo de carregamento, não necessariamente deve ser a ordem em que as regras finalizam o seu carregamento. Dependendo do tamanho da regra, ela pode até iniciar o seu carregamento na tela em primeiro, mas finalizar após outra que começou depois.
O campo “Título” serve para você escrever um nome para a regra e com isso ter a identificação das regras criadas na atividade. Por isso, é importante colocar um nome que possa ser significativo com o que a regra realiza.
A janela de configuração da regra é dividida em “Quando acontecer os eventos:”, é um local para você iniciar a regra com um evento. Para iniciar um evento, basta clicar em “Adicionar” para iniciar uma configuração. As opções serão apresentadas e você poderá configurar um evento. Os eventos são divididos em evento do “Formulário”, “Campo”, “Botão” e “Grid”.
Ao selecionar um evento, tanto de formulário, campo, botão ou Grid, a plataforma irá iniciar um evento, como exemplo, vamos implementar uma regra para o formulário de viagens. Vamos configurar um evento de Campo “O usuário alterar o valor do campo”, isso significa que quando o usuário clicar em um check box, viagem nacional, o campo de RG ficará disponível para o preenchimento, enquanto o campo passaporte não será apresentado. Outra regra será de quando clicar em botão viagem internacional, o mesmo acontecerá, só que o campo RG ficará invisível e o campo passaporte será apresentado para o preenchimento.
Inicialmente vamos construir o evento, escolhendo um nome para o evento. No campo “Título” vamos chamar de “Viagem nacional” o evento que iremos criar.
Vamos iniciar um evento quando clicarmos no campo, dessa forma, vamos escolher quando acontecer o evento, vamos optar por “O usuário alterar o valor do campo” e vamos escolher o campo “VIAGEM_NACIONAL”, isso significa que toda vez que o usuário marcar esse campo, automaticamente a regra será executada. Agora que configuramos o campo de inicialização do evento, vamos configurar a condição que queremos.
Toda a vez que clicar no campo “VIAGEM_NACIONAL”, e o campo for igual a “Aprovado”, tornar o campo “RG” visível e tornar o campo “PASSAPORTE” invisível.
Para isso, vamos colocar o operador lógico “Igual a” e quando criamos o campo “VIAGEM_NACIONAL” informamos que quando selecionado era igual a “Aprovado”, dessa forma, agora na regra no “Valor fixo”, vamos escolher a palavra “Aprovado”, então, se o campo “VIAGEM_NACIONAL” for igual a “Aprovado”, a condição positiva é “Tornar visível o campo RG”, e o senão, se for negativa “tornar invisível o campo PASSAPORTE”.
Feitas as configurações, basta clicar no botão de “Salvar” e a regra será criada.
Para realizar outra regra, agora com relação ao campo “VIAGEM_INTERNACIONAL”, vamos criar as mesmas condições, porém, agora com as condições invertidas. Quando selecionado o campo “VIAGEM_INTERNACIONAL”, então o campo for igual a “Aprovado”, torna visível o campo “PASSAPORTE” e torna invisível o campo “RG”. Depois de feita a configuração, basta clicar no botão “Salvar”.
Após clicar em “Salvar”, as regras criadas são apresentadas na atividade. Se você precisar editá-las, modificando qualquer campo, ou condição, basta clicar no botão “Editar” ou se preferir poderá clicar no botão “Duplicar” e após duplicar o evento poderá alterar alguma característica, ou se precisar, poderá excluir a regra criada, clicando no botão “Excluir”.
Outras combinações podem ser realizadas, de acordo com a necessidade, sempre escolhendo o evento, configurando uma condição e colocando as ações relacionados aos resultados positivos e negativos das condições apresentadas. São inúmeras as possibilidades de configurações das regras no formulário, e com toda certeza, facilitam o processo de automação de algumas informações nos campos dentro das atividades.
Além de criar uma “nova regra” e duplicar essa regra, é possível também que você importe regras que foram criadas em outras atividades para a atividade que está configurando. Por exemplo, para realizar essa ação, basta estar na atividade na qual deseja importar a regra, clicar no botão de “Importar” e uma janela será aberta para que você possa selecionar a regra.
Uma janela será aberta para que seja feita a importação. Para realizar essa ação é simples, após clicar em “Importar”, selecione no campo “Atividade” de qual pretende importar a regra, no exemplo, vamos selecionar “Preencher solicitação de viagem”. Ao escolher essa opção, as regras presentes nessa atividade são apresentadas, você poderá clicar em uma delas ou clicar em “Todas” para importar todas as regras criadas nessa atividade e trazer para a atividade atual, a qual está configurando. Após escolher a opção que deseja marcando o check box, basta clicar no botão de “Importar”.
Além das inúmeras regras que podem ser criadas, ainda em “campos da atividade”, existem outras opções de configurações dos campos.
Você poderá configurar o “select” por página. É possível configurar um select para buscar informações no banco de dados durante o carregamento de uma página do formulário. Você poderá escrever o comando do select no campo “Comando Select” e depois de digitado, poderá clicar no botão “Campos” e escolher o campo ou os campos que irão receber as informações trazidas do banco de dados.
O comando que iremos utilizar é: “SELECT des_login, des_email FROM usuario WHERE cod_usuario = 1”, vamos clicar em “Campos” e escolher os dois campos que receberão as informações.
É importante selecionar o “Banco de dados” no qual o select irá buscar a informação, no caso do exemplo, o nosso banco tem o nome de “WorkFlow”. Vale ressaltar, que ao clicar no botão “Campos” e escolher os campos que receberão a informação, essa seleção deverá ser feita na ordem em que foram colocados no comando do select, para que ele carregue corretamente as informações nos campos. No exemplo, vamos buscar o login do usuário e carregar automaticamente no campo “NOME_SOLICITANTE” e o e-mail do usuário, e carregar no campo “EMAIL”. Após a configuração, basta clicar no botão “Salvar”.
O “Resultado de integração por página” segue o mesmo modelo que o “Select”, porém, você deverá selecionar no campo “Integrações Java” a integração já cadastrada na plataforma, clicar em “Campos” e também escolher os campos que receberão a informação do banco de dados.
Outro recurso que poderá colaborar com a configuração dos campos na atividade, é o de configuração da “Apresentação” do campo. Você poderá selecionar uma das oito opções de apresentação do campo. Poderá escolher “Normal”, “Somente Leitura”, “Invisível”, “Bloqueado”, “Bloqueado – Obrigatório”, “Obrigatório”, “Oculto” ou “Link para exibir”. A definição de cada campo será apresentada no item “2.1.3.4 – Campos do Formulário”.
Ao invés de configurar essas informações campo a campo, você poderá configurar todas de uma vez só, clicando no botão “Aplicar a todos”, após clicar nesse recurso, você poderá modificar a apresentação de um ou outro campo que não segue o mesmo padrão, mas terá atingido assim a maioria, facilitando o processo de configuração.
Se preferir configurar campo a campo, nessa atividade também é possível. Todos os campos criados são apresentados na atividade, basta selecionar quais campos farão sentido permanecerem visíveis nessa atividadee quais deverão ficar ocultos, por exemplo.
Observe que os campos são apresentados na primeira linha com o nome do campo e o tipo de campo, e depois, nas outras linhas, as seguintes opções para configuração: a apresentação do campo, depois a “Inicialização”, na qual você poderá configurar “Com valor inicial”, “Sem valor inicial”, “Resultado do select” ou “Resultado de API para Lupa”.
Ao cadastrar o recurso “Com valor inicial”, basta incluir o valor fixo, ou se for por “Resultado de select”, basta cadastrar o select no campo que será apresentado, e se for “Resultado de API para Lupa” basta selecionar a API já cadastrada no campo.
Se desejar, poderá marcar a opção de “Executar no cíclico”, o que significa que todas as vezes que iniciar um novo ciclo, a API será executada novamente.
Após todas as configurações dos “Campos nessa atividade”, é importante clicar no botão “Salvar” para que as configurações possam ser salvas para essa atividade.
Outra opção para acessar os recursos direto de uma atividade, é clicando com o botão direito do mouse em cima da atividade do processo que deseja configurar. As opções que serão apresentadas são de “Editar” e, clicando nessa opção, você poderá editar as informações dessa atividade, ou a outra opção, ainda clicando com o botão direito, é “Campos nessa atividade”, que ao clicar, você tem acesso direto aos campos para configurá-los.
