Na etapa “Diagrama” você irá modelar o seu processo propriamente dito. É nessa área que você irá construir as tarefas, determinar os fluxos, colocar os responsáveis pelas etapas e desenhar a rota de ponta a ponta, informando como as informações irão trafegar.
Você irá observar que ao arrastar os elementos para a sua área de desenho, ao colocar uma tarefa, a Plataforma Lecom já irá construindo toda a estrutura de configuração de sistema para que o seu modelo possa ser prático e eficiente. Para acessar o “Diagrama” basta estar na área de “Modelador” e clicar na aba “Diagrama”.
Na aba “Diagrama” você irá encontrar a área de desenho, o espaço destinado para desenhar seus modelos de processos, uma barra de elementos com os elementos para a construção das tarefas de processos baseados na notação BPMN, os botões de “Salvar” e “Publicar” e, no canto inferior direito, os controles da área de modelagem, com recursos de zoom para facilitar a sua utilização do recurso.
Os elementos disponíveis na barra de elementos são: “Evento de início”, “Tarefa”, “Tarefa com Script”, “Subprocesso”, “Piscina/Raia”, “Gateway exclusivo”, “Gateway paralelo”, “Gateway complexo”, “Evento final” e “Anotações”.
O “Evento de início” é utilizado sempre para iniciar o desenho de um novo modelo. É necessário colocar esse elemento para que a plataforma entenda em que etapa deverá iniciar o processo. É importante ressaltar que o modelo aceita somente um evento de início e não será permitida a inclusão de outro no mesmo modelo.
O elemento “Tarefa” é utilizado na Plataforma Lecom como uma atividade de trabalho, ela poderá ser executada por um usuário ou por um sistema, é uma etapa na qual o processo deverá passar.
A “Tarefa com Script” é uma variação de tarefa, pois ela também é uma atividade de trabalho, mas que apresenta uma rotina lógica que poderá ser configurada. Uma tarefa de script é executada pelo motor de processos de negócios, o modelista define um script que a plataforma consegue interpretar. Quando a tarefa estiver pronta para iniciar, o motor de processos executará o script e quando ele for concluído, a tarefa também será concluída. Como exemplo, uma tarefa que apresenta uma rotina de testar os valores de um campo específico, e que, dependendo do valor irá seguir para uma ou outra rota, às vezes podendo pular etapas e não seguir a ordem correta do fluxo. Tudo irá depender do script que foi implementado.
O elemento “Subprocesso” é muito importante, pois é um recurso que demonstra que naquela etapa do processo existe uma outra sequência de etapas, um outro fluxo detalhado em outro diagrama que será executado simultaneamente (assíncrono) ou que será executado apenas depois que o anterior for realizado, um e depois o outro (síncrono).
É importante ressaltar que você coloca esse elemento e depois na configuração dessa etapa você escolhe qual o fluxo que será adicionado nessa etapa do processo. O modelo será executado quando chegar nesse ponto do fluxo, e poderá depender ou não da sua finalização para seguir para a próxima etapa.
Os elementos “Piscina/raia” são utilizados principalmente para demonstrar visualmente as responsabilidades sobre cada atividade realizada no processo, podem ajudar na indicação de departamentos ou ajudar a dividir processos de responsabilidade de uma área ou usuários.
Vale ressaltar que piscina é utilizada como borda externa do modelo, serve para indicar informações gerais sobre o processo, geralmente utilizadas para nomear o processo e raias são as subdivisões da piscina, que ajudam na organização dos fluxos e das responsabilidades das tarefas, usadas para nomear um participante, uma equipe ou um departamento, por exemplo.
Os Gateways são utilizados para dividir ou unificar fluxos em um mesmo processo. Na Plataforma Lecom utilizamos 3 diferentes elementos de “gateway”.
O elemento “Gateway exclusivo” é utilizado para dividir o fluxo, ele serve para indicar o ponto a partir do qual o processo pode seguir caminhos alternativos. Dependendo da condição estabelecida, o fluxo pode seguir uma ou outra rota, dependendo da informação que chega até esse elemento.
O elemento de “Gateway paralelo” pode ser utilizado para dividir ou unificar o fluxo, serve para indicar o ponto a partir do qual o processo segue fluxos na ordem das etapas que não serão dependentes entre elas, e assim podem ser executadas em paralelo, e serve também como forma de unificação de fluxos paralelos e sincronizados, garantindo que a próxima etapa só será realizada quando todas as etapas anteriores forem cumpridas, unificando-as assim em um único fluxo.
O elemento de “Gateway complexo” serve para indicar o ponto a partir do qual o processo segue fluxos, de acordo com uma condição que pode ser combinatória, a utilização do Gateway complexo é indicado também quando se tem várias condições, com várias ramificações de fluxos.
O “Evento final” é utilizado para indicar a finalização de um fluxo de processo. Ao contrário do “Evento inicial”, você poderá ter mais de uma finalização de fluxo em um mesmo modelo de processo.
O elemento “Anotação” funciona como uma caixa de comentários relacionada a algum elemento do diagrama. A anotação não irá interferir na ordem ou na execução das atividades em um processo, são apenas anotações para complementar, por isso, o conector usado para esse elemento é uma linha pontilhada para indicar que está associado, porém o fluxo do processo não será interferido por esse caminho. Essas anotações poderão se conectar a eventos de início ou fim, tarefas ou gateways.
Combinando esses elementos podemos construir um processo bem completo e automatizado. Para realizar o desenho, basta clicar no elemento e arrastar para a área de desenho.
Podemos iniciar a modelagem organizando os espaços para entendermos bem as responsabilidades no processo e utilizar então a piscina/raia. Para realizar essa ação basta clicar no elemento “Piscina/raia” e arrastar para a área de desenho. Ao inserir, basta ajustar o tamanho clicando nos vértices da imagem e você terá a piscina já colocada, para inserir as raias, basta clicar no mesmo elemento e arrastar para dentro da piscina. Você pode colocar o número de raias que estiver em concordância com o seu modelo. Após a colocação das raias, basta clicar sobre o retângulo no canto esquerdo, escrever o nome do processo na piscina e os responsáveis nas suas respectivas raias.
Para iniciarmos a construção do fluxo, vamos arrastar o “Evento de início”, observe que ao arrastar e soltar, o mesmo já fica selecionado para que você possa movimentá-lo, ampliar ou diminuir o tamanho do elemento e também apresenta um sub menu com outros elementos que podem ser conectados a esse evento inicial.
Para inserir outro elemento que poderá ser conectado ao evento inicial, basta clicar direto no elemento do submenu e arrastar para a posição que desejar. O elemento estará automaticamente conectado e outras opções de conexão com esse novo elemento também serão apresentadas para que continue a modelagem do processo. Escreva dentro do elemento incluído e continue com a criação dos fluxos.
Para continuar na modelagem você poderá utilizar outro recurso do submenu, pois os elementos já são apresentados de acordo com a possibilidade de serem adicionados na próxima conexão, dessa forma, de acordo com a sua necessidade, você pode escolher um dos elementos para continuar a sua construção. Você poderá excluir o elemento que acabou de ser criado se clicar no “X” localizado no submenu.
Observe também que um novo elemento é apresentado, um ícone de uma ferramenta. Clicando nesse ícone, ele permite que você altere a tarefa para uma tarefa com script ou permite que você possa incluir o “Loop” nesse evento. O recurso de Loop possibilita que você cadastre uma condição para que ele fique em loop, ou seja, executando a atividade até que a condição seja atendida, de acordo com a sua linha de código.
Conforme foi explicado, de acordo com a sua necessidade, você poderá implementar novos eventos, utilizando os elementos do sub menu.
No exemplo estamos construindo, um modelo de processo de viagem, inserimos o evento de início e uma tarefa para o usuário preencher o formulário de solicitação de viagem. Agora vamos colocar um gateway exclusivo para configurarmos posteriormente uma decisão. Se a viagem precisar de reserva de passagem e hospedagem, ao preencher o formulário, o usuário irá informar se precisa e o fluxo segue para cotação no departamento de viagem, agora, se não precisar, o fluxo segue outro caminho e vai direto para o gestor analisar a viagem.
Após a decisão do gestor, se ele concordar com a viagem, ele aceita e o processo vai para reservar o orçamento. Em caso de reprovação dessa etapa no gestor ou qualquer mudança de planos para essa viagem, o gestor reprovando, o fluxo volta ao solicitante com a negativa para a sua solicitação. Sendo assim, o fluxo pode ser encerrado, por isso, vamos colocar um evento final.
Você poderá escrever na linha para deixar mais didático o seu fluxo, basta dar duplo clique na linha (conector) e escrever a mensagem. No exemplo, vamos escrever “Aprovado” para o fluxo que sai do gestor e vai para o departamento de viagem para fazer a reserva do orçamento, e “Reprovado” para o fluxo que sai do gestor e volta para o solicitante da viagem, informando que a solicitação foi recusada e qual o motivo.
Após a realização do orçamento temos que realizar o processo de compra da passagem. Como o processo de compra é padrão na empresa e já temos um processo simples para isso, vamos colocar nesse ponto do fluxo um subprocesso que irá chamar esse processo de compras.
Após a colocação do subprocesso e realização da compra, vamos inserir uma nova tarefa para retornar ao usuário solicitante as informações sobre a viagem, com os dados de viagem, data de embarque, horários, passagens, vouchers etc. Ao criar a tarefa, voltando com as informações da viagem, finalizamos mais um fluxo do processo, dessa forma, iremos inserir mais um “Evento final”.
Você poderá utilizar os controles localizados na parte inferior direita da tela com as opções de desfazer ou refazer alguma ação, zoom in, zoom out ou zoom 100%.
Após finalizar o desenho, basta clicar em “Salvar”, representado por um ícone de um disquete no canto superior direito, para salvar o desenho realizado. Ao lado do botão de “Salvar” você irá encontrar o botão de “Publicar”, representado por uma seta para cima, ao clicar nesse botão o seu modelo será publicado e você poderá seguir para a próxima etapa, que é a etapa de configuração das etapas do seu processo.
Você poderá ainda editar o seu modelo a qualquer momento, por isso, é importante entender a utilização das duas versões, rascunho e publicada. Quando você publica o modelo, a Plataforma Lecom gera a versão publicada para que você, se precisar modificar alguma coisa no seu modelo ou em seu processo já publicado, não tenha nenhuma interferência.
Para isso, existem os botões de “Versão rascunho” e a “Versão publicada”, todas as alterações serão feitas na versão rascunho. Somente após a de certeza que está tudo certo, você poderá publicar a versão rascunho, gerando uma nova versão publicada. Esse cuidado é importante para não prejudicar um processo que está em andamento enquanto são feitas melhorias no modelo. Para realizar essa ação, basta clicar no botão “Versão rascunho” e realizar as alterações.
Você poderá comparar com a versão publicada clicando no botão “Versão publicada”. Ao clicar nessa versão, você irá perceber que a plataforma irá apresentar o modelo publicado como somente leitura, pois o mesmo se encontra em execução, não permitindo a alteração nesse modelo, como sistema de segurança com a execução dos processos.
Outra forma de visualização, principalmente quando você tem um fluxo muito grande, é a opção do recurso “Tela cheia”, clicando nesse botão você irá visualizar a tela inteira, e se quiser retornar à visualização anterior, basta clicar no botão “Esc” ou em um X, localizado no meio da tela.
Outro recurso que você poderá utilizar é a impressão do seu modelo. Para imprimir o modelo, basta clicar no botão “Imprimir” que uma janela de visualização de impressão será aberta para que você escolha a impressora e clique em imprimir.
Você tem o recurso também de exportar o modelo que você criou. Basta clicar no botão “Exportar” e escolher uma das três opções de tipos de arquivos que a plataforma disponibiliza: “HTML”, “PDF” ou “PNG”. Ao clicar em uma das três opções, o arquivo será baixado no seu computador.
Além desses recursos, você tem a opção de voltar para a lista de modelos já criados, clicando no botão “Voltar para modelos”, no canto superior direito da tela. Clicando nessa opção, você será direcionado para a área que contém os modelos, e se quiser visualizar ou editar algum modelo já criado, basta clicar em cima do nome do modelo e ele será aberto na área ao lado, se quiser editá-lo, basta clicar em “Editar”.
