Para realizar pesquisas no módulo Documentos, clique no menu Pesquisar, localizado a esquerda da tela:
Você já pesquisou, mas não custa lembrar:
Só é possível pesquisar os documentos que você possui acesso!
Será aberta uma nova tela, na qual você terá acesso as guias: Documentos, Pastas e Novo Documento.
Agora vamos conhecer a guia Documentos, que apresenta várias possibilidades de busca de documentos, desde trechos de termos (ao inserir um caráter, já será exibido uma lista com opções de documentos) até mesmo pesquisas mais abertas, como por período:
a) Nome do arquivo: Pesquise pelo nome do documento
b) Autor: Pesquise pelo autor do documento
c) Conteúdo do arquivo: Pesquise por termos textuais contidos no documento
d) Data de criação: Pesquise por período de criação do documento, ou somente por uma data inicial
e) Data de modificação: Pesquise por período de modificação do documento, ou somente por uma data inicial
É possível realizar uma pesquisa por Template, Dossiê o Processo:
1. Template: Será exibida a relação de templates disponível, ao selecionar uma opção serão exibidos os campos disponíveis para pesquisa, que foram previamente definidos. Observe a imagem abaixo:
Dossiê: Será exibida a relação de dossiês disponível. O dossiê apresenta sempre mais de um template, e um template pode apresentar vários documentos. Caso esse Dossiê tenha campos configurados para pesquisa, você poderá pesquisar. Observe a imagem abaixo:
Processo: É uma pesquisa exata, você precisa ter o número do processo para localizar os documentos atrelados ao processo. Observe a imagem abaixo:
Após selecionar a melhor maneira de pesquisar, basta clicar em Buscar e os resultados serão exibidos abaixo:
Neste momento, será exibida a funcionalidade Exportação de pesquisa de documentos, que permite a geração de um relatório a ser enviado para o e-mail do usuário.
Ao clicar em Exportação de pesquisa de documentos aparecerá a seguinte mensagem: “Arquivo enviado com sucesso”:
Você receberá um e-mail da Plataforma com o arquivo de Excel em anexo:
Os campos trazidos pelo relatório são:
Nome do arquivo
Autor
Data da criação
Data de modificação
Versão
O relatório ainda apresenta hiperlink para que você consiga visualizar o documento e realizar download, sem a necessidade de retornar a Plataforma, tudo em um clique!
Observe abaixo o template do relatório:
Após localizar o documento desejado é possível realizar uma série de ações, basta clicar com o botão direto do mouse para acessar as seguintes funcionalidades:
Para conhecer essas funcionalidades, clique no tópico desejado abaixo!
Agora que já vimos as opções de pesquisa da guia Documentos, vamos conhecer a guia Pastas!
Para realizar uma pesquisa a partir da organização estrutural de pastas e templates, clique na guia Pastas:
Será aberta uma nova tela, na qual serão exibidas as colunas Busca por pasta e Documentos.
Na coluna Busca por pasta é onde a pesquisa acontece, com cliques nos itens desejados a estrutura existente se expande e você pode chegar até o template e documento desejado. Nesse busca, será exibida a seguinte estrutura:
a) Pastas automáticas: organizadas por Categorias, seguida dos templates disponíveis.
b) Minhas pastas: É possível criar sua organização de pastas para guardar seus documentos. Para criação a sua estrutura basta clicar com o botão direito do mouse e em seguida em + Nova:
Será aberta uma nova tela com dois campos:
Nome: Atribua um nome para a pasta
Visibilidade: Opte ou não por tornar a pasta Pública e somente leitura.
Em seguida clique em Salvar e a pasta será exibida na estrutura Minhas Pastas.
Na coluna Documentos serão exibidos os resultados do template selecionado:
Após localizar o documento desejado é possível realizar uma série de ações, basta clicar com o botão direto do mouse para acessar as seguintes funcionalidades:
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