No módulo Documentos é possível realizar pesquisas para acessar os documentos cadastrados na plataforma. Para acesso à “Pesquisa” basta estar no módulo Documentos e clicar no menu lateral no botão “Pesquisar”. Observe que acessando esse recurso, você terá acesso a duas abas, “Documentos” e “Pastas”. 

Documentos 

Ao entrar na aba “Documentos” você terá a opção de realizar a busca por documentos. Essa busca poderá ser realizada utilizando os campos “Nome do arquivo”, “Autor”, “Full Text Search” (pesquisa por palavras dentro dos documentos), ou se você tem informações sobre as datas, como “Data de criação” do documento, você poderá definir um período, por exemplo, se tem informação da data que o documento foi criado no mês de fevereiro, mas não sabe o dia, você poderá pesquisar por período, ou “Data de modificação”, quando você sabe que o documento foi modificado em um determinado período. Além desses campos de pesquisa, você poderá pesquisar em um “Template”, em um “Dossiê” ou “Processo” específico.

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Se você escolher pesquisar por “Template”, ao clicar nessa opção, serão apresentados os “Templates” para que você possa fazer a sua escolha. 

Escolhendo uma dessas opções, você vai observar que têm campos configurados no “Template” que serão apresentados como campos habilitados para pesquisar. Dessa forma, se você deseja buscar os documentos de um colaborador, poderá digitar “Nome” ou se souber qualquer outro dado, poderá pesquisar preenchendo um desses dados. 

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Na opção de “Dossiê” você poderá escolher um dos “Dossiês” cadastrados na plataforma para realizar a busca. O Dossiê apresenta sempre mais de um template, e um template pode apresentar vários documentos. Caso esse Dossiê tenha campos configurados, você poderá buscar informações por esses campos configurados para a pesquisa. 

No caso do exemplo apresentado, o Dossiê é de “Contratos encerrados”. Observe que foram cadastrados alguns campos para realizar a busca de informações sobre os documentos que estão cadastrados nos templates (“contratos de trabalhos – internos” e “documentos pessoais”) e que estão dentro do Dossiê. É importante ressaltar que o “Dossiê” é um recurso utilizado somente para “Pesquisa”.

No exemplo você poderá buscar por informações de empresas que encerraram contratos, pela data de encerramento dos contratos, ou até mesmo a pesquisa poderá ser realizada pelo campo “Motivo”. Esses campos foram preenchidos durante o cadastramento do “Dossiê”. 

Além da pesquisa de documentos por template e dossiê, você poderá pesquisar por “processo”. Para a realização dessa atividade, você deverá clicar em “Busca por documentos” e escolher a aba “Processo”. Ao acessar processo, será apresentado um campo para o preenchimento do número da instância do processo. Informando o processo pelo número, os documentos ligados a esse processo serão apresentados no campo resultado. 

É importante ressaltar que os documentos utilizados nesse processo de exemplo, serão apresentados para consulta. 

Além de poder observar os documentos que foram utilizados em uma instância de processo específica, você poderá ainda verificar algumas informações a respeito do documento. Na primeira coluna da área “Resultados” é apresentado o “Nome” do documento, seguido do autor do documento, “Data de criação”, “Data de modificação” e a “Versão” do documento.

Além das informações dispostas nas colunas, você poderá ter acesso a um menu de opções para interagir com o resultado da pesquisa realizada. Basta clicar com o botão direito do mouse sobre o nome do documento e poderá “Visualizar” o documento ou as diferentes versões do documento. 

Clicando em “Visualizar” você terá duas opções: “Documento” e “Versões”, se clicar em “Documento”, uma janela irá se abrir com o documento para que você possa visualizá-lo, ou a opção de “Versões”, clicando em versões, uma nova janela irá surgir com as diferentes versões do documento, basta você escolher a versão e clicar com o botão direito em cima do documento. 

Uma nova janela irá surgir com as versões do documento e se você clicar com o botão direito em cima da linha do documento você encontrará mais 3 opções:

• “Visualizar” - permite ver o documento, que será aberto em uma nova janela; 

• “Baixar Cópia” - uma cópia do documento será baixada no seu computador. 

• “Compartilhar” - permite que você compartilhe a versão escolhida gerando uma URL, ou seja, um link para você copiar e compartilhar com outros usuários. Ao receber o link, o outro usuário poderá colar esse link no browser e uma cópia do documento será baixada no computador desse usuário. 

Para configurar as opções de compartilhamento você poderá escolher uma das duas opções presentes no “Método de expiração”, você poderá colocar a opção de “Nunca expira” e essa opção significa que não será expirado o tempo para visualização do documento ou a opção de período com uma janela para você colocar números e outra para você escolher entre dias e horas. Desta forma, você poderá configurar para expirar em 60 dias ou 60 horas, 48 dias ou 48 horas, de acordo com a sua preferência.

Ainda clicando com o botão direito em cima do documento pesquisado, você terá acesso a um menu com outras opções além do “Visualizar”, podemos acessar o item “Processo”, e clicando nesse item, você poderá escolher entre “Abrir processo”, que permite abrir um processo com esse documento anexo, para facilitar o trabalho, mas para que isso aconteça, você terá que ter esse template sendo utilizado por algum processo. Se isso acontecer, o nome do processo será apresentado na tela. 

Clicando no processo, você já irá abri-lo, com a criação de uma numeração nova para essa instância do processo e uma janela irá surgir informando que o processo foi aberto e com o questionamento se você deseja acessar o processo. 

Uma mensagem será apresentada “Processo aberto com sucesso e adicionado à suas pendências. Processo 000 053, deseja acessá-lo agora?”.

Se você clicar em “Não” o processo continuará aberto, porém, você não será direcionado para ele, se a resposta for “Sim” você terá acesso ao formulário do processo, inclusive com o documento já anexado, para que você preencha as informações necessárias, facilitando o acesso e uso da plataforma.

A outra opção de “Processos” é clicar em “Processos existentes”. Com a seleção desse item é possível você anexar o documento existente a um processo aberto. Vale ressaltar que essa ação só será possível se o processo tiver campo do tipo template e o mesmo não estiver preenchido, além, é claro, do processo estar com você, ou seja, a atividade estar direcionada para o seu usuário realizar. 

Caso a situação for favorável, você poderá clicar em “Processo” e depois em “Processo existente” e escolher um dos processos apresentados para anexar o documento a esse processo.

Ao escolher e clicar sobre um processo, se o mesmo atender às especificações, o arquivo será anexado. Uma mensagem será apresentada “Documento anexado com sucesso”. 

No entanto, se não atender às condições pontuadas anteriormente nesse tópico, a plataforma não irá anexar o documento ao processo existente. As principais condições são: não estar com a atividade parada no usuário que está anexando o documento, ou o campo já estar preenchido. Uma mensagem será apresentada na tela “Modelo não possui campos do tipo Template ou campos já estão com valores”.

É possível você editar um documento que está sendo apresentado no “Resultado” de sua pesquisa. Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse em cima do documento que deseja editar e clicar em “Editar documentos”. 

Ao acessar o editar documentos, uma janela será apresentada com os dados do documento que pretende editar. As informações apresentadas se referem a “Propriedades do Documento”, com informações sobre o “Autor” a “Versão” e “Data de Criação”. Informações sobre o arquivo, e “Campos do Documento”. Além das informações, a janela apresenta 3 botões: “Check-out”, “Excluir” e “Fechar”. Se a sua opção for por “Fechar” a ação será cancelada e janela será fechada. Clicando em excluir você irá “Excluir o documento”.

Ao clicar em “Excluir” uma mensagem de confirmação será apresentada “Deseja realmente excluir este documento?”. Se você optar pelo botão “Cancelar”, a janela será fechada e a ação não será realizada, mas se a opção for pelo botão “OK”, o documento será excluído. Ele só não será excluído se o documento já estiver sendo utilizado por alguma instância de processo. 

Para fazer as modificações no documento, “Editar o documento”, basta clicar no botão “Check out”, ao clicar nesse botão, o sistema isola esse arquivo para que você possa fazer as alterações, não permitindo que outra pessoa utilize aquele arquivo que está sendo editado. O arquivo poderá ser alterado e uma nova versão poderá ser colocada para utilização, porém, enquanto não for feito o “Check in” do documento, não será utilizada a nova versão, apenas a versão anterior ficará disponível. 

Ao clicar no botão “Check out”, uma nova janela será apresentada para que você possa realizar a edição do documento. A janela de Edição de Documento, apresenta “Campos do Documento” e “Dados do Arquivo”. Você precisa clicar em “Editar Arquivo” para ter acesso ao documento e conseguir fazer as alterações.

Clicando em editar, o arquivo será baixado no seu computador para que possa abrir o arquivo e fazer assim as alterações necessárias. 

Após a realização das alterações, um campo “Arquivo” estará na janela de “Edição de Documento” para que você possa fazer upload do arquivo. Clique no ícone para fazer upload, selecione o arquivo editado e clique em abrir. Antes de clicar em “Check-in” você deverá escolher se prefere sobrescrever o arquivo ou se você irá gerar uma nova versão. A diferença é que, se você sobrescrever o documento, ficará sobrescrito e você continuará tendo apenas um documento. Se a opção for por criar uma versão, o documento anterior será mantido e uma nova versão do documento será utilizada, você ficará com as duas versões. É importante ressaltar que essa opção de sobrescrever só estará disponível para os documentos que não estiverem vinculados a um processo. Após a escolha, clique no botão “Check in” para liberar o novo documento ou uma nova versão. Uma mensagem “Informações salvas com sucesso” será apresentada na tela.

Outra opção de acesso com o botão direito do mouse em um documento selecionado, é o “Editar pastas”. 

Nessa opção você terá acesso a pastas que servem para reunir documentos de diferentes templates, para facilitar a busca e o uso dos mesmos. Você poderá incluir o documento selecionado a uma pasta disponível em seu sistema de arquivo de pastas. Para adicionar o arquivo a uma pasta, basta selecionar a pasta marcando o check box da pasta e depois clicar no botão “Salvar”. 

Outro recurso que poderá ser acionado pelo botão direito do mouse é o de “Baixar Cópia”, clicando nessa opção, uma cópia do documento que você clicou em cima será baixado no seu computador.

Você poderá ter acesso com o botão direito do mouse à solicitação de impressão do documento. Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse em cima do documento apresentado no resultado da pesquisa, depois clicar em “Imprimir”. 

Após clicar em “Imprimir”, uma outra aba do seu navegador, com a visualização do documento, será apresentada com a opção de clicar no ícone da impressora e imprimir o documento. 

Podemos encontrar ainda, com acesso pelo botão direito ao documento, a opção de “Adicionar Rendition”, essa funcionalidade permite que você crie uma versão do seu documento em arquivo .PDF, fazendo com que o usuário possa só ver essa versão e bloqueando ou não a ação de imprimir o documento. 

Ao acessar esse recurso, uma janela “Adicionar Rendition” será apresentada com as opções de “Bloquear a impressão”, com opções de “Não” e “Sim”, o sistema por padrão, já vem com o check box marcado como “Não”, o que não bloqueia a impressão do documento, porém, você poderá clicar e marcar o “Sim”, bloqueando assim a impressão do documento. Nessa mesma janela você tem a opção de “Novo arquivo”, esse campo permite que você suba um novo arquivo ou uma nova versão do seu documento e faça o “Redition”, o que significa que o sistema irá gerar um arquivo PDF dessa versão ou arquivo que você adicionou, permanecendo assim com três documentos, o anterior, o novo que você adicionou e a versão em PDF desse novo que você adicionou. 

Se você preferir somente realizar a versão em PDF do documento que havia selecionado, não é necessário adicionar nenhum arquivo, basta clicar no botão “Criar Pdf e Salvar Rendition”, após clicar nesse botão, o sistema já irá gerar uma versão em PDF. Para consultar a nova versão, você poderá clicar com o botão direito do mouse e escolher a opção “Visualizar” e clique em “Versões”, para ver o arquivo gerado em PDF. Se preferir, poderá ainda, clicando com o botão direito do mouse sobre o arquivo, escolhendo a opção “Compartilhar” e encaminhar o documento para outros usuários. 

Com relação aos documentos apresentados no “Resultado” da pesquisa, você poderá ainda, clicar com o botão direito do mouse, depois clicar em “Excluir Documento”. Essa opção quando habilitada, serve para que você exclua o documento, porém, é importante ressaltar que nem sempre esse botão ficará habilitado, pois vários documentos que estão sendo utilizados em processos não poderão ser excluídos. 

Ao clicar nessa opção, uma janela de confirmação será apresentada com a seguinte questão: “Deseja realmente excluir este documento?” e você poderá clicar em “OK” e o arquivo será apagado. Se optar pelo “Cancelar”, a ação será cancelada, a janela fechada e o documento continuará no seu template.

Outro recurso que pode ser acessado pelo botão direito do mouse no “Resultado” da pesquisa de documentos é a assinatura digital. Para acessar esse recurso, clique em “Assinar”. 

Ao clicar nessa opção, um processo de conexão com o assinador digital será acionado. Uma outra aplicação será conectada à sua plataforma com o assinador, durante esse processo, uma mensagem será apresentada: “Conectando Serviço de Assinatura”. 

Após a conexão com o serviço de assinatura, uma janela será aberta para que você selecione o certificado de assinatura digital. Vale ressaltar que esse processo de certificação é realizado por outras empresas e a aplicação vai ler o certificado digital para realizar a assinatura no documento. Em caso de não ter nenhum certificado válido, a caixa será apresentada sem nenhum certificado de usuário válido. 

Quando apresentado um certificado válido, basta selecionar o certificado e clicar em “OK” e a assinatura no documento será realizada.

Ainda na aba de “Documentos” encontramos um botão de atalho para cadastrar novos documentos. Clicando nesse ícone você será direcionado para a área de “Novo Documento”. 

Pastas 

Além da aba “Documentos”, temos também na aba “Pastas” na área de “Pesquisas.” Para acessar a aba “Pastas”, basta clicar no botão “Pesquisar” localizado no menu lateral e depois clicar na aba “Pastas”. 

Na aba “Pastas” você poderá verificar a organização das pastas e templates dispostos no módulo Documentos, e clicar para ver os documentos criados utilizando os templates. Você poderá “Buscar por Pasta” e ver “Documentos” inseridos nessas pastas. Na área de “Minhas Pastas” você poderá criar sua organização de pastas para guardar seus documentos. 

Na área “Busca por Pasta” são apresentadas as “Pastas Automáticas”, são pastas criadas e organizadas na área de “Categorias”, apresentado no menu lateral, no qual você poderá pesquisar por documento, clicando sobre os templates e/ou seus campos. É possível ir expandido esses templates para ir restringindo a busca de documentos. 

Se você clicar em uma pasta e em um “Template”, poderá ver ao lado em “Documentos” as informações armazenadas no respectivo template. 

Observe que no exemplo apresentado, clicando nas “Pastas Automáticas” na pasta “RH”, você consegue visualizar o template que está dentro dessa pasta. Clicando nele, você consegue visualizar todos os campos preenchidos do template e ainda visualizar os documentos utilizando esse template na área “Documentos” ao lado direito da tela. 

Você ainda tem o acesso a todo o menu de opções clicando com o botão do lado direito do mouse. 

Com o botão direito do mouse sobre os campos do template você poderá “Visualizar” o documento clicando em “Documento”, o documento será aberto para você, ou clicando em “Visualizar” e em “Versões”, você terá acesso às diferentes versões do documento. 

Você poderá clicar em “Processo” e em “Abrir processo” e um novo processo será aberto com o documento anexado, porém, é importante lembrar que essa ação só será possível se existir processos que utilizem esse template do documento. Você poderá também clicar em “Processo” e depois em “Processo existente”, ao clicar nessa opção, você poderá visualizar todos os processos abertos utilizando esse template. 

Outro recurso que poderá ser utilizado é o “Editar Documento”, clicando nesse tópico, uma janela será aberta com informações do documento e você poderá fazer o “Check out”, clicando nesse botão, uma nova janela será apresentada com o botão de “Editar documento”, clicando nesse botão, o arquivo será baixado no seu computador para você editar, e depois na mesma janela, você poderá colocar o arquivo editado e clicar em “Check in” para que a versão atual seja utilizada e você poderá também salvar como uma nova versão ou sobrescrever o arquivo anterior. 

Outro recurso acessado pelo botão direito do mouse é “Editar pastas”, esse recurso permite que você inclua o documento direto a uma de suas pastas. 

Em “Baixar Cópia”, você baixa no seu computador uma cópia do documento. Ainda como botão direito e clicando em “Imprimir”, você terá acesso a uma tela de visualização de impressão e clicando no ícone da impressora o documento será impresso. 

Você poderá também com o botão direito clicar na opção de “Adicionar Rendition”, que permite a criação de uma versão do documento em PDF. 

Você poderá ainda, com o botão direito, clicar em “Excluir Documento” e se o mesmo não estiver sendo utilizado por nenhum processo, uma janela de confirmação será aberta e se for confirmada a ação o documento será excluído. E a outra opção de acesso pelo botão direito do mouse é o de “Assinar”, caso você tenha a permissão de assinatura digital, clicando nessa opção, o aplicativo de assinador será aberto, será conectado a plataforma e será aberta a opção de seleção de um certificado de assinatura digital contratado pela sua empresa para o seu usuário. Clicando nessa opção de certificado o documento será assinado digitalmente.

Em “Minhas pastas” você poderá montar a sua hierarquia de arquivos. Para acessar esse recurso, basta ir na área de “Minhas pastas” e criar as suas pastas. Para fazer isso, basta clicar com o botão direito do mouse em cima de “Minhas pastas” e clicar em “Nova”. 

Ao clicar em “Nova”, uma janela será apresentada para que você coloque o nome da pasta, você poderá também marcar o check box “Visibilidade” para que essa pasta criada seja apenas uma pasta “Pública e somente leitura”. Marcando esse check box, a pasta criada será pública e somente de leitura, ou seja, você vai compartilhar essa pasta com todos, caso contrário, somente seu usuário terá acesso. É importante ressaltar que só poderão tornar a pasta “pública e somente leitura” quem for usuário administrador do ECM (Documentos). 

Você poderá criar outras pastas dentro dessa nova pasta criada. Para isso, basta clicar em cima da pasta que você criou, com o botão direito do mouse, e será apresentado um menu com mais três opções de recurso: “Nova” para a criação de novas pastas dentro dessa, Editar, para fazer a edição dessa pasta, trocando o nome, e podendo modificar a configuração de pasta pública e somente de leitura e a terceira opção é “Excluir”, clicando nesse botão, você irá excluir as pastas do seu arquivo.

Ao clicar em “Excluir”, uma janela de confirmação será apresentada com a seguinte mensagem: “Deseja realmente excluir esta pasta e todo o seu conteúdo?”. Se a opção for “Cancelar”, a janela será fechada e a ação de exclusão será cancelada, porém, se a opção for “OK”, a pasta será excluída e todo o conteúdo que já estiver salvo nela também.