v.5.70 - Minhas atividades
- Mariana Fernandes
Em “Minhas atividades”, encontramos um dashboard com informações consolidadas e importantes para nosso trabalho do dia a dia.
O número de atividades disponíveis para você será apresentado no retângulo branco e você poderá identificar os status delas nos retângulos a seguir: o retângulo azul apresenta o número de atividades “No prazo”, o amarelo “Em alerta” são atividades que estão próximas ao prazo de vencimento e o vermelho com atividades que já estão “Atrasadas”, ou seja, já passaram do prazo de vencimento. Se você clicar em qualquer um dos retângulos serão apresentadas as atividades, separadas por processos.
Além da “Visualização em grade”, separada por processo, você ainda poderá modificar a forma de visualização das suas atividades.
Basta clicar no ícone de modo de visualização e modificar de “Visualização em grade” para “Visualização em lista” e para que suas atividades sejam apresentadas em formato de lista, porém, ainda respeitando as informações do processo que pertence aquela atividade, a versão do processo, o número de atividades daquele processo e a divisão delas por status, atividades no prazo, em alerta e atrasadas.
Clicando nas atividades, você será direcionado para uma tela que apresenta todas as atividades daquele processo, mantendo a divisão por status. Por exemplo, se clicar em atividades atrasadas do processo de “Solicitação de viagem”, você será direcionado para todas as atividades atrasadas desse processo.
Observe que as atividades apresentam informações como: código do processo, atividade, por quem foi aberta, quando foi aberta, data da abertura do processo, prazo e o status da atividade. A atividade pode apresentar outros campos se estiverem configurados para serem apresentados aos usuários.
É possível utilizar alguns filtros para ordenar de várias formas as atividades que são apresentadas na tela. Clicando no ícone de visualização, você poderá ordenar (crescente ou decrescente) da seguinte forma: ordenar por “Código”, “Atividade”, “Aberto por”, “Atividade aberta em”, “Processo aberto em”, “Prazo” e “Status da atividade”. Em caso de ter campos pesquisáveis configurados no processo, eles poderão ser selecionados também para serem utilizados como campo de ordenação, por exemplo, serem ordenados pelo campo de orçamento de viagem.
Além disso, ao clicar em um processo, no caso do nosso exemplo, vamos clicar no processo 112 - solicitação de viagem, podemos encontrar uma outra forma de visualização de filtros, podendo ordenar por “Atividade”, “Ciclo”, “Responsável”, “Atividade aberta em”, “Prazo para”, “Finalizado em”, “Tempo total”, “Consumido”, “Saldo (horas úteis)” e “Status da atividade”.
Além de ordenar, é possível também agrupar as atividades de várias formas. Você poderá escolher em “Agrupar por” os vários tipos como: “Atividade”, “Aberto por”, “Atividade aberta em”, “Processo aberto em”, “Prazo” e “Status da atividade”. Em caso de ter campos pesquisáveis configurados no processo, eles poderão ser selecionados também como forma de agrupadores. Por exemplo, no caso de termos um campo chamado “Fornecedor 1” ele pode agrupar todos os processos de um mesmo fornecedor.
Ainda no botão de visualização é possível “Ocultar colunas”. Você poderá escolher as colunas que deseja manter ocultas na sua tela de visualização. Essa ação pode ser importante quando você tem atividades com muitos campos e deseja que apenas alguns possam ser apresentados. Todas as colunas apresentadas podem ser ocultadas, menos a de código do processo e a atividade, que são links que podemos acessar para termos mais informações das atividades. No exemplo, iremos ocultar todos os campos possíveis e manteremos o campo de “Fornecedor 1”.
Você ainda poderá escolher o número de itens que serão apresentados por página, sendo 30 por padrão, 20 ou 10. Clicando em “Aplicar”, as configurações são aplicadas. Clicando em “Restaurar”, os filtros são cancelados, retornando à configuração anterior.
Para acessar outras informações, basta clicar no “Código” da instância do processo e você terá acesso a informações sobre aquela instância, como informações sobre o “Fluxo”, “Lista” ou “Histórico”.
Em “Fluxo”, você consegue verificar o fluxo do processo desde o seu início até o término. Com o apoio do desenho, consegue ver em destaque a atividade a ser realizada.
Clicando em “Lista”, você consegue, com outra forma de visualização, identificar o fluxo das atividades do processo que já foram realizadas.
Se você escolher a opção de “Histórico”, poderá ver o histórico do fluxo do processo que foi aberto, as atividades e, em caso de ser gestor desse processo, poderá encaminhar essa atividade para ser realizada por outro usuário.
Para encaminhar a atividade para outro usuário, basta clicar no botão “Encaminhar para…” e escolher se deseja enviar para outros usuários, grupos, departamento ou função.
Escolhendo outro usuário, por exemplo, basta digitar o nome do usuário, escolher o usuário que será apresentado e clicar em “Encaminhar”. A atividade será direcionada para esse usuário escolhido por você.
Atenção: Quando encaminha a atividade para um usuário que esta de férias ou ausente, a atividade não irá para o usuário substituo, pois esta ação força ir para o usuário selecionado.
Além do encaminhamento da atividade, você poderá acessar o botão de cancelar o processo, localizado no canto superior direito.
Ao acessar o botão de cancelamento de processo, uma janela de confirmação de ação será apresentada com o campo para inserir o motivo do cancelamento. O campo motivo é obrigatório, sendo assim, o usuário tem a necessidade de informar o motivo e depois clicar no botão “Confirmar cancelamento” e o processo será cancelado.
Além do cancelamento, é possível acessar o botão com informações sobre o processo, também localizado no canto superior direito. As informações apresentadas do processo são o nome do processo e código, o status, por quem foi aberto, quando foi aberto, o tempo previsto, o tempo consumido, o saldo dessa diferença entre previsto e consumido, o identificador do processo e a versão do processo. É importante ressaltar que é possível configurar para que alguns campos do formulário possam ser apresentados como resultado de pesquisa. Para esses casos, os campos dessa atividade também são apresentados em informações do processo.