Clicando no botão “Configurações” do Admin, você terá acesso a algumas configurações do administrador. Essas configurações estão divididas em duas abas, “Gerais”, com configurações mais gerais da ferramenta e configurações de “E-mail”, que estão relacionadas aos e-mails enviados pela plataforma durante o uso.

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Gerais 

Na aba “Gerais” você terá acesso a “Configurações Gerais”, a qual oferece oportunidades de configurar os dias para expirar a senha de usuários, e o número de tentativas que o usuário poderá realizar antes de bloquear sua senha. Esses dois campos são configurados de acordo com a política de segurança da informação da sua empresa. Para fazer as configurações, basta clicar no campo “Dias para expirar a senha” e colocar o número de dias. Como padrão do sistema, você encontrará no campo 90 dias. Isso significa que a cada 90 dias a senha irá expirar e o usuário terá que configurar uma nova senha. Esse campo é obrigatório, pode ser modificado para qualquer quantidade de dias, mas não poderá ficar em branco. 

Para configurar o número de tentativas que o usuário poderá realizar para logar no sistema, basta clicar no campo “Máximo de tentativas de login”, por padrão de sistema, você encontrará o número 3 cadastrado, porém, você poderá optar por qualquer outro número, lembrando que é o número de tentativas sem sucesso que o usuário poderá realizar antes do bloqueio. 

Marcando a opção “Autenticar automaticamente através da chave”, você permite que o sistema faça a autenticação sem precisar digitar o seu login e senha. Você permite que o usuário faça o login direto por um endereço url que será adicionado aos seus favoritos do browser (sem necessidade de logar), clicando nesse link você terá acesso à plataforma. Esse recurso poderá ser utilizado caso o usuário queira facilitar o seu acesso à ferramenta. 

Selecionando a opção “Autenticação automática na execução da atividade por e-mail?” você estará dando permissão para que os usuários, ao receberem por e-mail uma atividade do processo, poderão já clicar em aprovar ou rejeitar, sem precisar logar na ferramenta, diretamente do e-mail. Para validar as configurações realizadas é preciso clicar em “Salvar”. 

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É possível criar campos adicionais no seu cadastro de cliente. Muitas vezes você precisa de um campo número de matrícula, que o sistema não apresenta, ou alguma informação específica como registro do funcionário. Você poderá criar até 3 campos novos e colocar o nome do campo para que esses campos possam fazer parte do cadastro de usuários. 

Para realizar essa ação, basta ir até “Campos Adicionais” e escrever em “Label do primeiro campo” o nome que pretende dar àquele campo, por exemplo “Matrícula”, no “Label do segundo campo” você poderá chamar de “N°. do Registro do Funcionário”, por exemplo. Você poderá fazer isso com até 3 campos, ou seja, criar até 3 novos campos no cadastro de usuários.

Você poderá configurar a sua plataforma para acessar, aprovar ou reprovar múltiplas atividades. Basta ir em “Processos Pendentes”, depois digitar o número máximo em “Máximo de acessos múltiplos”, por padrão, a ferramenta apresenta 10 acessos múltiplos, o que significa que você poderá selecionar até 10 tarefas e clicar em “Aprovar” ou “Rejeitar” para executar essa ação toda de uma vez só. Não é muito recomendado um número muito grande de acessos múltiplos, para que o usuário não perca a atenção nas atividades que deverá aprovar ou reprovar, mas o sistema permite configurar de 2 até 25 acessos múltiplos. 

Para configurar o ambiente demonstrativo, você deverá escolher uma senha para ser utilizada com padrão para todos os usuários que irão acessar o ambiente de demonstração antes de ir para o ambiente de produção. 

Para realizar essa ação, basta ir na área “Demonstrativo” e preencher uma senha (padrão) em “Senha do demonstrativo”. Outro item que é obrigatório e que deverá ser preenchido é o HTTP da plataforma. Você deverá escrever a URL (o endereço para acesso da plataforma). 

Todas as ações realizadas só terão validade se clicado em “Salvar” após a configuração. 

E-mail 

Para configurar e-mail você deverá clicar na aba “E-mail” e em “Configurações do Servidor de e-mail”, assim terá acesso aos campos de configuração de e-mail. 

Você poderá determinar que seja enviado um e-mail para o usuário em questão, informando que há uma atividade em atraso, na opção Envio de e-mail de cobrança de atraso.

Você poderá configurar a ferramenta para o envio de e-mail autenticado, marcando o campo de “Envio de e-mail autenticado”, é obrigatório com a marcação desse campo, informar também os campos “Usuário” e “Senha” válidos do servidor a ser consumido para que possa realizar a autenticação. 

Você poderá escolher dentre as opções de “Conexão Segura”, “Nenhuma”, “SSL” e “STARTTLS”, que são protocolos de conexão de e-mail e a sua escolha irá depender da configuração do servidor que está sendo utilizado. 

Os campos “E-mail host”, “E-mail port” e “E-mail from” são campos de configuração que deverão ser preenchidos de acordo com o servidor que está sendo utilizado. O campo de “E-mail replay” deverá ser preenchido para que você possa fazer o teste e receber o e-mail de confirmação dessa configuração. 

Clicando em “Salvar” você consegue salvar todas as configurações realizadas e no botão “Testar” você realiza um teste de envio e recebimento de e-mail.