v.5.70 - Aba Pastas

Além da aba “Documentos”, temos também na aba “Pastas” na área de “Pesquisas.” Para acessar a aba “Pastas”, basta clicar no botão “Pesquisar” localizado no menu lateral e depois clicar na aba “Pastas”.

Na aba “Pastas” você poderá verificar a organização das pastas e templates dispostos no módulo Documentos, e clicar para ver os documentos criados utilizando os templates. Você poderá “Buscar por Pasta” e ver “Documentos” inseridos nessas pastas. Na área de “Minhas Pastas” você poderá criar sua organização de pastas para guardar seus documentos.

Na área “Busca por Pasta” são apresentadas as “Pastas Automáticas”, são pastas criadas e organizadas na área de “Categorias”, apresentado no menu lateral, no qual você poderá pesquisar por documento, clicando sobre os templates e/ou seus campos. É possível ir expandido esses templates para ir restringindo a busca de documentos.

Se você clicar em uma pasta e em um “Template”, poderá ver ao lado em “Documentos” as informações armazenadas no respectivo template.

Observe que no exemplo apresentado, clicando nas “Pastas Automáticas” na pasta “RH”, você consegue visualizar o template que está dentro dessa pasta. Clicando nele, você consegue visualizar todos os campos preenchidos do template e ainda visualizar os documentos utilizando esse template na área “Documentos” ao lado direito da tela.

Você ainda tem o acesso a todo o menu de opções clicando com o botão do lado direito do mouse.

Com o botão direito do mouse sobre os campos do template você poderá “Visualizar” o documento clicando em “Documento”, o documento será aberto para você, ou clicando em “Visualizar” e em “Versões”, você terá acesso às diferentes versões do documento.

Você poderá clicar em “Processo” e em “Abrir processo” e um novo processo será aberto com o documento anexado, porém, é importante lembrar que essa ação só será possível se existir processos que utilizem esse template do documento. Você poderá também clicar em “Processo” e depois em “Processo existente”, ao clicar nessa opção, você poderá visualizar todos os processos abertos utilizando esse template.

Outro recurso que poderá ser utilizado é o “Editar Documento”, clicando nesse tópico, uma janela será aberta com informações do documento e você poderá fazer o “Check out”, clicando nesse botão, uma nova janela será apresentada com o botão de “Editar documento”, clicando nesse botão, o arquivo será baixado no seu computador para você editar, e depois na mesma janela, você poderá colocar o arquivo editado e clicar em “Check in” para que a versão atual seja utilizada e você poderá também salvar como uma nova versão ou sobrescrever o arquivo anterior.

Outro recurso acessado pelo botão direito do mouse é “Editar pastas”, esse recurso permite que você inclua o documento direto a uma de suas pastas.

Em “Baixar Cópia”, você baixa no seu computador uma cópia do documento. Ainda como botão direito e clicando em “Imprimir”, você terá acesso a uma tela de visualização de impressão e clicando no ícone da impressora o documento será impresso.

Você poderá também com o botão direito clicar na opção de “Adicionar Rendition”, que permite a criação de uma versão do documento em PDF.

Você poderá ainda, com o botão direito, clicar em “Excluir Documento” e se o mesmo não estiver sendo utilizado por nenhum processo, uma janela de confirmação será aberta e se for confirmada a ação o documento será excluído. E a outra opção de acesso pelo botão direito do mouse é o de “Assinar”, caso você tenha a permissão de assinatura digital, clicando nessa opção, o aplicativo de assinador será aberto, será conectado a plataforma e será aberta a opção de seleção de um certificado de assinatura digital contratado pela sua empresa para o seu usuário. Clicando nessa opção de certificado o documento será assinado digitalmente.

Em “Minhas pastas” você poderá montar a sua hierarquia de arquivos. Para acessar esse recurso, basta ir na área de “Minhas pastas” e criar as suas pastas. Para fazer isso, basta clicar com o botão direito do mouse em cima de “Minhas pastas” e clicar em “Nova”.

Ao clicar em “Nova”, uma janela será apresentada para que você coloque o nome da pasta, você poderá também marcar o check box “Visibilidade” para que essa pasta criada seja apenas uma pasta “Pública e somente leitura”. Marcando esse check box, a pasta criada será pública e somente de leitura, ou seja, você vai compartilhar essa pasta com todos, caso contrário, somente seu usuário terá acesso. É importante ressaltar que só poderão tornar a pasta “pública e somente leitura” quem for usuário administrador do ECM (Documentos).

Você poderá criar outras pastas dentro dessa nova pasta criada. Para isso, basta clicar em cima da pasta que você criou, com o botão direito do mouse, e será apresentado um menu com mais três opções de recurso: “Nova” para a criação de novas pastas dentro dessa, Editar, para fazer a edição dessa pasta, trocando o nome, e podendo modificar a configuração de pasta pública e somente de leitura e a terceira opção é “Excluir”, clicando nesse botão, você irá excluir as pastas do seu arquivo.

Ao clicar em “Excluir”, uma janela de confirmação será apresentada com a seguinte mensagem: “Deseja realmente excluir esta pasta e todo o seu conteúdo?”. Se a opção for “Cancelar”, a janela será fechada e a ação de exclusão será cancelada, porém, se a opção for “OK”, a pasta será excluída e todo o conteúdo que já estiver salvo nela também.