Templates

No módulo Documentos, você poderá criar novos templates, bem como consultar os templates criados, para isso, basta clicar no menu lateral no botão “Templates”.

Templates são modelos padronizados pelos usuários para a criação de um ou mais documentos específicos, ele pode incluir vários tipos de campos para serem preenchidos, eles são organizadores de documentos e conteúdos.

Você terá acesso a todos os templates que foram criados, podendo consultar as informações das colunas como: “Identificador” na primeira coluna, o “Nome” do template e a “Descrição” que foi cadastrada no Template.

Para criar um novo template, basta acessar o botão localizado no canto superior direito da tela. Acessando esse botão (+), será apresentada uma tela de cadastro de um novo template.

Acessando o botão do novo “Template”, você será direcionado para uma tela de “Novo Template” na qual você terá uma área para “Informações Gerais”, com campos de cadastros e uma área de “Campos”, na qual você poderá criar campos para o preenchimento em seu novo template.

Para cadastrar um novo template, você deverá clicar no campo “Nome” e inserir um nome para o seu template, automaticamente a plataforma irá sugerir um nome de identificador, você poderá alterar ou manter o nome sugerido pelo sistema. Um check box “Ativar PDF Assinado” é apresentado com as opções de sim e não, sendo que se marcar o “Sim”, indica que a função assinatura digital estará disponível para esse novo template que está sendo cadastrado, se a opção for “Não”, o template não apresentará a opção de assinar documentos com os certificados digitais.

O campo “Descrição” permite que você coloque uma descrição do template, que poderá ser importante para que você futuramente venha a se lembrar realmente do objetivo desse template e também para que outros usuários da ferramenta consigam entender sua função.

No campo “Modelo padrão”, observa-se que você poderá ou não cadastrar algum modelo padrão de documento para que as pessoas possam seguir. Se escolher por um modelo e o mesmo não estiver cadastrado na plataforma, você poderá ir até o botão “Modelo Padrão” localizado no menu lateral desse módulo. Além do modelo, você poderá cadastrar uma logo que poderá servir de marca d’água. Para isso, basta clicar no campo “Marca d’água, escolher um arquivo (qualquer arquivo de imagem, de preferência com fundo da imagem transparente).

O campo “Categoria” poderá ou não ser cadastrado. É importante informar que o cadastramento de categoria possibilita a criação de uma árvore, facilitando a consulta. Caso queira cadastrar, basta selecionar o sinal de (+) e depois escolher uma categoria. Lembrando que você poderá incluir mais categorias, basta clicar no sinal de (+) novamente no campo “Categoria” e incluir uma nova. Para salvar a categoria selecionada é necessário clicar em “Salvar”.

Você poderá também selecionar o idioma do template, as opções são: “Português”, “Inglês” ou “Espanhol”.

Após a configuração das informações Gerais do template, você ainda tem a opção de “Campos”. A criação de campos permite o armazenamento de metadados e facilita as buscas de informações. Para cadastrar os campos no Template, basta clicar no sinal de (+) localizado no canto inferior esquerdo da tela e inserir o campo que deseja e configurá-lo.

Para adicionar um campo, basta clicar no sinal (+), uma nova linha será apresentada, você deverá colocar o nome do campo, que será o layer apresentado no campo no seu preenchimento, o identificador será criado automaticamente, você poderá modificá-lo ou manter a sugestão da plataforma, o “Tipo” apresenta uma lista para você selecionar o tipo de campo que está sendo criado, se ele será de texto, inteiro, monetário, data ou lista e definir o tamanho do campo, número de caracteres. Além dessa configuração necessária, você poderá cadastrar uma informação adicional a esse campo e depois marcar nos check box o que fizer sentido para o seu campo. As opções são: na primeira coluna de check box temos “Obrigatório”, se for selecionado esse campo, será criado o campo com a obrigatoriedade do preenchimento.

A segunda opção é “Pesquisável”, essa opção permite que você defina como um campo pesquisável, dessa forma, as pesquisas poderão ser realizadas por esse campo também. Outro item que poderá ser marcado é o “Resultado”, que permite que esse campo possa ser apresentado em resultado de buscas e, por fim, a marcação no check box “Validar valores duplicados”, que quando selecionado vai checar se o valor preenchido nesse campo quando incluir um documento já não está sendo utilizado em outro documento.

Se você precisar excluir qualquer campo, basta clicar no sinal de (-) em vermelho na última coluna. Após a configuração de todos os campos de acordo com sua necessidade, basta clicar em “Salvar” e o seu novo template estará criado.

Após a criação o seu novo template, o mesmo será apresentado na lista de templates cadastrados, você ainda poderá com o botão direito do mouse clicar sobre ele e escolher uma das três opções: “Editar”, “Permissões” ou “Excluir”.

Se optar por “Editar”, a mesma tela de cadastro será apresentada e você poderá fazer modificações nos dados cadastrados e para validar as modificações clique em “Salvar” e os dados serão modificados.

É possível Editar o tamanho máximo dos arquivos, mesmo que já existam documentos vinculados, porém, uma vez que o tamanho máximo for alterado não poderá ser reduzido posteriormente.

Se você clicar com o botão direito do mouse e escolher “Permissões”, uma janela de permissões será aberta para que você possa dar permissões.

Observe que esse template criado ainda não foi cadastrada nenhuma permissão. Para dar permissão aos usuários, basta clicar no sinal de (+) e depois localizar o usuário que deseja dar permissão.

Ao clicar no sinal de (+) para adicionar os usuários e configurar suas permissões, uma janela será aberta com a lista de usuários, você poderá selecionar mais de um usuário clicando no check box dos que você deseja dar permissão. Após selecionar todos os usuários, basta clicar no botão “Adicionar”.

Ao clicar no botão “Adicionar” os usuários que foram selecionados irão aparecer na janela de configuração de permissão, que antes estava sem nenhum usuário. Observe que você terá três diferentes modos de permissões que poderão ser atribuídos a cada um dos usuários. O modo de “Edição”, que permite que o usuário possa visualizar, baixar e editar os documentos do template, o modo de “Visualização”, que permite que o usuário possa apenas visualizar os documentos do template e o modo de “Marca d’água”, que permite que o usuário apenas visualize os documentos com a marca d’água.

Além de configurar diferentes modos de permissão, é possível também configurar filtros para cada um dos usuários selecionados. Para realizar essa ação, basta clicar em “Filtros” na linha do usuário que pretende incluir no filtro. Uma janela de configuração de filtro será aberta. Clique no sinal de (+) para incluir uma nova regra de filtro.

Ao adicionar uma nova regra de filtro, você poderá configurar um filtro para os campos que foram adicionados no template. Por exemplo, você poderá aplicar uma regra para o nome, ou para data, cargo/função. Esses campos podem ser configurados de acordo com o desejo do usuário, por exemplo, se tivesse um campo com valor de contrato e se o desejo fosse que o colaborador pudesse ver documentos de contratos até R$ 100.000,00 (cem mil reais), era só configurar no campo monetário “Valor do contrato” menor que 100.000,00 e a regra seria aplicada sempre que o usuário fizesse uma busca de documentos com esse template.

Para configurar a regra do filtro, você poderá clicar no campo, escolher o campo que deseja aplicar o filtro, depois clicar em condicional, são várias as opções de condicional, você deverá escolher a que melhor se encaixa no seu desejo e depois clicar no valor, que poderá ser um nome, um cargo ou uma data, por exemplo, dependendo dos outros campos. Você poderá também adicionar o operador e – ou como opção para combinar duas diferentes regras por exemplo.

Após a conclusão das configurações, basta clicar no botão “Concluir” e suas regras de filtro serão aplicadas apenas ao usuário que foi escolhido para aplicar a regra.

Observe que as regras foram aplicadas ao usuário no qual foi feita a configuração. É importante ressaltar que o processo deverá ser repetido para configurar filtro para outro usuário se necessário.

Após a realização de todas as configurações, basta clicar em “Salvar” para que as configurações de permissões e filtros possam ser salvos.

Outro recurso que poderá ser acionado partindo do botão direito do mouse, é o de “Excluir”, essa opção permite que você exclua o template que você criou e que não tenha documentos criados para esse template ou ele não esteja sendo utilizado em um modelo.

Ao clicar em “Excluir” uma mensagem de confirmação de exclusão será apresentada na tela: “Deseja realmente excluir esse template?”. Se clicar em “Cancelar”, a janela será fechada e a ação cancelada e se clicar em “OK”, o template selecionado será excluído.