Você poderá fazer cadastro de Grupos para realização do trabalho. A criação de Grupos é importante, pois durante a realização de um processo, você poderá encaminhar a etapa de um processo para um grupo de usuários e não somente para um único usuário. Isso permite que a realização da atividade ficará na responsabilidade de um grupo de usuários.

Para ter acesso ao cadastro de Grupo, basta clicar em Cadastros na Minha área do módulo Admin e depois clicar em “Grupo”.

Ao clicar em “Grupo” você terá acesso à Aba “Cadastro Básico” para efetuar o cadastro do Grupo.

Cadastrar grupo: Cadastro básico

Para cadastrar um “Grupo”, basta acessar a aba “Cadastro Básico”, preencher o “Nome” do Grupo e, ao preencher o nome do “Grupo”, automaticamente o “Apelido” será preenchido, seguindo o padrão do nome que você cadastrou para o Grupo. É necessário selecionar um “Líder” para o Grupo clicando na Lupa e selecionando um nome na lista que irá surgir na tela.

Selecionando um nome na lista de usuários cadastrados, você irá definir um Líder para o Grupo que está sendo cadastrado. É obrigatório a seleção de um usuário para ser o Líder do Grupo. Para selecionar um usuário, basta clicar no nome de usuário apresentado na lista de pessoas cadastradas na ferramenta. Se precisar procurar os usuários cadastrados, basta utilizar a barra de pesquisa.

No campo “Descrição” você pode escrever informações sobre o “Grupo” que está sendo cadastrado na ferramenta.

Você poderá selecionar também o proprietário do “Grupo”, se você clicar na Lupa terá acesso a uma lista de usuários que têm a permissão de modelista, ou seja, os responsáveis pelo modelo de processos. Esse campo não é obrigatório, desta forma, você poderá ou não informar no cadastro de um novo grupo.

Ao clicar no nome, o mesmo será indicado como proprietário no campo. Você poderá também adicionar usuários a esse novo grupo criado. Para isso, basta clicar no botão “Pessoas”, observe que no próprio botão ele já apresenta o número de usuários nesse Grupo.

Clicando no botão “Pessoas” uma janela irá surgir na tela para que você possa adicionar usuários já cadastrados na ferramenta ao novo Grupo criado.

Você poderá utilizar o recurso de pesquisa de pessoas se quiser pesquisar um usuário específico para adicionar ao Grupo, ou poderá escolher a opção de selecionar pessoas de outros grupos, departamentos ou funções específicas. Se você escolher pesquisar os usuários de suporte, por exemplo, basta digitar “Suporte” e irá apresentar nos resultados da busca todos os usuários que têm esse nome cadastrado.

Você poderá adicionar todos os usuários selecionados de uma vez só. Escolhendo clicar no primeiro ícone (uma seta apontada para a direita com um traço) para enviar todos, é importante informar que, se você parar com o mouse sobre o ícone, ele irá apresentar a função do botão.

Clicando na opção de adicionar todos os usuários, todos que estiverem na coluna da esquerda serão levados para a coluna da direita, ou melhor, serão incluídos no novo Grupo. Se você resolver voltar ou tirar todos os usuários de uma só vez, basta clicar no mesmo desenho do ícone, só que com a direção inversa, para devolver os usuários que estavam no Grupo.

Clicando no ícone da seta para a esquerda, você irá retirar os usuários do Grupo. Você poderá escolher incluir somente alguns usuários. Para isso, basta clicar nos usuários selecionando-os e depois clicar na seta para a direita, porém, o desenho da seta levará para o grupo somente os usuários selecionados, diferentemente da outra seta, que tem a função de levar todos.

Utilizando o recurso de “Adicionar usuários selecionados” você irá incluir no grupo apenas os usuários que você marcar clicando em cima deles. Para retornar alguns usuários que podem ter sido incluídos por engano, por exemplo, basta selecionar o usuário que deseja retirar do grupo e clicar na seta de baixo, direcionada para o lado esquerdo. Você deverá clicar no botão “Salvar” para que as inclusões realizadas no novo Grupo possam ser salvas. Se você clicar no botão “Cancelar”, a operação será cancelada sem realizar o salvamento das informações.

Você poderá adicionar usuários que poderão usar esse grupo cadastrado na hora de modelar processos, assim como, usuários que terão permissão para administrar esse grupo, ou seja, podendo adicionar outros usuários a esse grupo. Para dar permissão a esses usuários, basta clicar no botão “Permissões”.

Ao clicar no botão “Permissões”, uma janela irá abrir com os usuários que podem ser vinculados a esse Grupo. Esses usuários são usuários que têm uma permissão de administrador e que, por essa razão, aparecem para serem selecionados.

Basta você escolher qual(is) usuário(s) será(ão) selecionado(s) para o novo Grupo. Para isso, basta realizar a transferência de todos, clicando na primeira seta para a direita, ou retornando todos, ou seja, retirando do grupo, clicando na última opção, a seta para a esquerda. Se preferir poderá incluir somente usuários selecionados clicando sobre o nome do usuário, marcando-os e depois clicar na segunda seta (virada para a direita, para incluir no grupo) ou se quiser retirar algum usuário, basta selecionar o usuário que deseja retirar do grupo e clicar na terceira seta virada para esquerda.

Após a movimentação de usuários e inclusão dos usuários com permissão no Grupo, basta clicar no botão “Salvar” para que as configurações possam ser salvas. Se optar pelo botão cancelar as ações realizadas não serão salvas.

Após o preenchimento de todas as informações do Grupo, basta clicar em “Salvar” para que todas as informações de cadastro possam ser salvas no novo grupo criado. Se você clicar em “Novo”, um novo formulário de preenchimento será criado e você perderá todas as informações não salvas.

Cadastrar grupo: Permissões ECM

Para realizar ações no módulo Documentos é necessário receber Permissão ECM. Você poderá dar permissão para o Grupo que está cadastrando, ou melhor, para todos os usuários do grupo, clicando na aba “Permissões ECM”.

Na aba “Permissões ECM” você terá acesso ao uso de templates, acessando “Templates permitidos” no botão “Templates”, você poderá ver o número deles disponíveis para uso do grupo e, clicando no botão, terá a opção de dar permissão para os templates específicos já criados no módulo Documentos. Você poderá conceder permissão de editá-los, permissão somente de leitura, ou permitir leitura de documentos com aplicação de marca d´água. Ao dar permissão ao grupo para qualquer template e por algum motivo perceber que não era essa a ação que desejava, você poderá clicar na seta para retirar a permissão do template específico que não deseja mais dar permissão ou clicar no ícone da lixeirinha para excluir todas as permissões concedidas de templates do grupo.

Você poderá selecionar o template clicando no nome dele e clicar nas diferentes opções para adicioná-lo. Escolhendo a primeira opção “Adicionar templates permitindo a edição” você permite acesso a esse template no modo de edição, permitindo que o grupo possa editar esse documento.

Outra opção para adicionar a permissão somente de visualização pode ser realizada selecionando o template e escolhendo a opção de adicionar template somente de leitura. Escolhendo essa opção, os usuários do grupo não poderão modificar o template, apenas visualizá-lo para utilizar, sem modificar o mesmo. Para realizar essa ação, basta selecionar o arquivo e clicar no segundo ícone com o desenho de um olho, que representa somente leitura.

Você poderá adicionar templates somente leitura com marca d'água, realizando essa ação você permitirá acesso somente de leitura aos templates com marca d'água.

Ao adicionar a permissão a um template, de qualquer tipo, se você desistir ou quiser remover o acesso ao template, poderá clicar na seta virada para a esquerda e retirar os templates selecionados.

Se você optar por clicar no ícone da lixeirinha, você irá remover a permissão de todos os templates do Grupo. Você irá deixar o Grupo limpo, sem nenhum template com permissão de acesso do grupo.

Após a configuração das permissões de templates para o Grupo que está sendo criado, para que você possa consolidar as permissões, você deverá clicar no botão “Salvar”. Se você optar por cancelar as ações de configuração das permissões de templates, basta clicar em “Cancelar”, e a janela e a ação serão encerradas.

Pesquisa de grupos

Assim como você tem disponível a pesquisa de usuários cadastrados, você também poderá realizar a pesquisa de Grupos cadastrados no sistema. Para ter acesso a esse recurso, basta estar no cadastro de Grupo em qualquer uma das abas. Você poderá visualizar a opção de pesquisa.

Ao acessar o recurso de pesquisa, basta digitar o nome do grupo ou selecionar o grupo que deseja acessar. Você poderá verificar algumas informações como: nome do “Grupo”, “Apelido” do grupo, “Líder” do grupo e “Proprietário” do grupo e um botão com informações sobre a “Descrição” do grupo. Se você clicar no ícone dentro do campo descrição, você poderá ver o que foi cadastrado como descrição do grupo.

Para acessar um grupo qualquer, basta clicar em cima do grupo que você escolher. Além das opções de editar, você poderá configurar permissões para esse grupo, adicionar ou retirar usuários.

Você poderá clicar nos ícones da barra inferior para exportar as informações dos grupos em diferentes formatos (XML), (CSV), (PDF), (XLS) ou a opção de excluir os grupos selecionados.

Se você selecionar um grupo e clicar no ícone de excluir, uma mensagem será apresentada na tela confirmando a sua ação: “Deseja realmente excluir os itens selecionados?”. Se você selecionou um ou mais Grupos clicando em “Sim”, eles serão excluídos. Se você clicar em “Não”, a operação será cancelada e o grupo selecionado não será excluído.